La litanie de l'utilisateur de la messagerie en détresse

Ce qui revient le plus souvent lors de mes interventions, est le souci des e-mails que l’on reçoit en copie (Cc…), noyés au milieu des infos que l’on reçoit comme destinataire (A… :). Le but : les trier.

Comment faire pour... Trier ses e-mails automatiquement à réception

Avec les règles de Outlook Express, le tri devient très simple :
Dans les menus déroulants en haut de l’écran, cliquez sur OUTILS puis REGLES DE MESSAGES puis COURRIER.

Lisez bien toutes les indications qui vont vous permettre de créer d’autres règles d’organisation (par projet, par personne, par courrier indésirable etc.).

  1. Sélectionner les conditions d’activation de la règle
  2. Spécifier l’action souhaitée
  3. Spécifier les e-mails concernés et les dossiers de destination (possibilité de créer un dossier qui n’existe pas)
  4. Nommer la règle de la manière la plus explicite et cliquer sur OK

Pourquoi faire un tel tri dès l’arrivée des message : en gestion du temps, la règle est toujours la même, c’est MOI qui décide si je vais consommer du temps, ou non, pour mon interlocuteur. Lorsque je suis destinataire, je dois agir, soit lire le document, soit le déléguer, soit le transformer en tâches. Lorsque je suis en copie, je n’ai rien à faire, je lirai le document quand j’aurai le temps. Pour une bonne organisation, il est nécessaire de ne pas avoir « trop » de dossiers ou de sous-dossiers de classement dans sa messagerie. Au maximum, on peut en avoir 7 ou 8.Pour une arborescence de classement efficace, posez-vous un instant afin de déterminer vos tâches principales :

  • j’écris le titre de ma fonction ;
  • j’écris les différentes «grandes» tâches afférentes à ma mission (Admin., prospection, compta, facturation, etc.….) ;
  • je crée autant de dossiers que j’ai de grandes tâches. Et je vais ensuite utiliser le bouton «Rechercher» de la barre d’outils afin de retrouver mes documents dans les dossiers et sous- dossiers en moins de 3 secondes !

Comment faire pour... Rechercher un e-mail et le trouver en moins de 3 secondes

Je rencontre souvent des personnes qui ont des arborescences si importantes qu’elles finissent par ne plus du tout aller consulter certains dossiers dont les informations deviennent obsolètes et polluantes.

  • J’utilise le moteur de recherche de Outlook Express comme suit :

  • Cliquez sur le bouton ; une nouvelle barre d’outils apparaît :

  • On peut indiquer plusieurs critères ou n’en choisir qu’un. Choisir également le dossier de recherche à l’aide du bouton et sélectionner le bouton « inclure les sous-dossiers ». Si besoin, dans « » on peut également créer un nouveau dossier.
  • Une fois tous les paramètres renseignés, cliquer sur « Recherche ».

Valérie Bernardout .