La comptabilité en ligne

Les 4 étapes incontournables pour profiter de la comptabilité en ligne

1- Compta, paie notes de frais…

  • Définissez vos besoins


Les offres de comptabilité en ligne font florès. A vous de bien définir ce dont vous avez besoin. Les différents prestataires proposent des logiciels de comptabilité, certes, mais aussi de gestion de notes de frais, de paie…. Inutile de vous abonner à une offre surdimensionnée ou redondante avec d’autres services auxquels vous auriez souscrits par ailleurs. Les logiciels de comptabilité en mode ASP sont facturés selon le nombre d’utilisateurs. à vous de savoir combien d’abonnements vous sont nécessaires. Ceci dit, les abonnements étant au mois le mois, vous pouvez résilier facilement les comptes des utilisateurs « en trop. » évaluez bien aussi le volume de données à injecter dans le système, les services de comptabilité en ASP auront beau être les mieux conçu du mondes, ils ne peuvent fonctionner sans vos données.

2- être vigilant sur les services annexes

  • Choisissez votre prestataire selon vos besoins

Hormis le coût du service, vous devez vérifier et comparer certaines caractéristiques de l’offre des différents prestataires. En premier lieu, la possibilité de tester leur service pendant une durée de temps suffisamment probante, un mois généralement. Ensuite, regardez bien l’étendue de leur offre, il se peut que vous ayez à faire appel à leurs services pour des prestations connexes comme la gestion de la paie. Inutile de multiplier le nombre de prestataires. Intéressez-vous également aux services annexes, et, notamment, aux possibilités de liaison entre le service ASP de comptabilité et d’autres services ou logiciels (relevés bancaires, outils de gestion de la relation client…). Enfin, regardez bien ce que recouvre l’offre comptabilité. Certains éditeurs saucissonnent leur offre en plusieurs options comme les tableaux de bord ou les déclarations fiscales.


3- Un mode de travail collaboratif

  • Prévenez votre comptable

A moins que vous ne vous chargiez vous-même de sortir vos bilans ou votre compte de trésorerie, avertissez votre comptable de votre décision de passer en mode ASP.

Il se pourrait bien que lui aussi ait besoin d’un accès à votre logiciel de comptabilité hébergé. Il pourra ainsi consulter et récupérer les dernières notes de frais saisies ou valider les factures des sept derniers jours, quand bien même vous n’auriez eu aucun contact avec lui depuis une semaine. Assurez-vous avec lui de la disponibilité des données comptables sous format électronique que vous devrez donner au fournisseur ASP au démarrage du service. Et surtout, où sont situées ces données. Assurez-vous de bien disposer de toutes les informations nécessaires avant de vous lancer, cela vous évitera du temps perdu.

4- Profitez de la période de test

  • Connectez-vous et travaillez quand vous voulez

Une fois la solution choisie et le prestataire retenu, vous allez tester le logiciel ASP en conditions réelles. Généralement, cela ne nécessite aucune installation. Votre prestataire vous communique par mail un lien vers son site Internet, ainsi que vos identifiants et vos mots de passe. Vous vous connectez au site et vous pouvez commencer à utiliser votre logiciel de comptabilité. Sauf si vous choisissez votre prestataire dès la création de votre entreprise, vous allez devoir lui fournir toutes vos données comptables. Soit vous les intégrez vous-même dans le système, soit votre prestataire s’en charge. Utilisez la solution à votre bureau, avec tous les utilisateurs prévus simultanément, puis chez vous et en déplacement. Si vous n’êtes pas satisfait, récupérez vos données s’il y a lieu et choisissez un autre prestataire.