Les logiciels de devis-facturation

Les logiciels de devis-facturation représentent aujourd'hui une porte d'entrée privilégiée pour introduire l’informatique de gestion dans les petites entreprises.

Les logiciels de devis facturation sont destinés à toutes les petites entreprises, qu’elles soient artisanales ou commerciales. Globalement, ces logiciels gèrent des articles, des produits ou des prestations, des clients ou des prospects, pour certains des fournisseurs, et permettent aux chefs d'entreprise d'éditer en quelques «clics» leurs devis et leurs factures, tout en gérant leurs règlements.

Une porte d’entrée idéale

À ce titre, ils font partie de la grande famille des logiciels de «gestion commerciale» (Voir notre numéro 1 daté de Nov-Dec. 2005). Ils constituent ainsi, pour les petites entreprises, une porte d’entrée parfaite vers l'informatique de gestion, pour un investissement très raisonnable et une utilisation à la portée de tout entrepreneur.

Une mise en oeuvre très simple

Du fait de la simplicité de la fonction remplie par le logiciel, les étapes de mise en oeuvre des différentes solutions présentes sur le marché sont relativement similaires : une première étape de création du devis (saisie des informations sur le client ; saisie des éléments concernant le(s) produit(s) ou prestations proposées ; impression et enregistrement du devis). Une deuxième étape de création de la facture qui le plus souvent se limite à un «clic» souris déclenchant le transfert du devis établi et accepté par le client en facture. Et, enfin, une troisième étape permettant de suivre le règlement client.

Tableaux de bord, statistiques, lettres de relance…

À partir de ces fonctions de base, les logiciels de devis et facturation apportent au chef d'entreprise un véritable outil de gestion et de contrôle de l'activité en lui permettant d'obtenir à tout moment des informations simples, rapides et fiables au travers de documents et de tableaux de synthèse pré-établis du type : tableau de bord de l'activité sur une période donnée ; statistiques de ventes illustrées par des graphiques ; lettres de relance prè- formatées pour les factures impayées ; transfert automatique des informations de la facturation vers la comptabilité… Au départ souvent choisis pour simplifier une tâche de base de l'entreprise, ces logiciels deviennent rapidement, par la richesse des traitements associés, des outils de gestion performants de l'entreprise.

Jean-Claude Ermenault