Réduire les délais de paiement

Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Choisir la solution adaptée à vos besoins :

Il y a facture dématérialisée et facture dématérialisée. Un univers sépare les solutions EDI qui équipent les multinationales des solutions en ASP ou des simples solutions d’envoi en PDF signé.
Il y a aujourd’hui des solutions de facturation dématérialisée adaptées aux besoins et aux budgets de chaque entreprise, y compris les plus petites.

2/ Un changement à étudier avec votre équipe chargée de la comptabilité :

Avant de parler du choix des formats et des modes d’archivages numériques, il conviendra d’étudier la question avec votre service comptabilité et il importera de l’associer à la mise en œuvre de cette nouvelle technologie. La résistance culturelle au changement ou une appréhension dans l’utilisation de technologies nouvelles et mal comprises suffisent en effet parfois à condamner un projet.

3/ Contrôler la qualité de vos factures :

Le décret n° 2003-632 précise les 10 mentions obligatoires et les 4 éléments d’information, en cas de circonstances particulières, qui doivent impérativement figurer sur les factures émises en France. Ces dispositions s’appliquent aussi bien entendu aux factures dématérialisées.

4/ Penser à la durée d’archivage de vos factures :

La réglementation impose de conserver la version originale de chaque facture pendant 3 ans aux fins de contrôle par l’administration fiscale et pendant 10 ans (en cas de litige commercial).
Le système de dématérialisation et d’archivage utilisé devra donc être compatible avec ces contraintes.