Renforcer l'efficacité dans l'entreprise

Ce qu’il faut savoir pour bâtir un intranet sur mesure

  • Les principes de départ

Un intranet s’architecture autour d’un poste serveur et de postes clients (les collaborateurs) qui s’y connectent pour retrouver les données mises à disposition.

Le serveur accueille donc les documents et fichiers partagés et les propose en accès aux collaborateurs. Il peut également servir de plate-forme pour votre messagerie, proposer les logiciels utilisés dans l’entreprise… C’est le fournisseur de ressources référence. Il permet également de partager une connexion Internet et se charge de filtrer les accès. En effet, il doit être sécurisé car les collaborateurs à l’extérieur de l’entreprise peuvent y accéder. Des

solutions de sécurisation existent : firewall (qui bloque les entrées externes et donc les pirates potentiels) et antivirus. On trouve également des serveurs intranet pré-sécurisés qui proposent à la fois l’aspect logiciel et sécuritaire. Pour qu’il fonctionne de façon optimum, une personne doit en être responsable et jouer le rôle d’administrateur : gestion des droits d’accès, vérification de la sécurisation, mise à jour et sauvegarde des bases de données.

  • Solution gratuite ou payante ?

Sur le papier, la solution gratuite (bien souvent un serveur de type Apache, associé à une base de donnée MySQL) paraît tentante. Elle demande pourtant de hautes compétences en informatique ou bien de faire appel à un spécialiste. Son principal avantage : permettre une personnalisation au plus près de vos besoins, à condition que vous soyez en mesure de les définir très précisément. Les solutions payantes proposent des cadres prédéfinis qui vous permettent d’opérer un choix plus large et qui surtout, offrent une mise en place rapide. Leurs possibilités de personnalisation sont moindres mais néanmoins plus que suffisantes. Enfin, elles offrent l’atout d’une interface graphique déjà développée : vous êtes opérationnel rapidement.

  • Prévoir vos futurs développements

Autre aspect essentiel préalable au choix de l’intranet de votre entreprise : prévoir l’avenir !

Votre serveur doit être dimensionné pour pouvoir gérer des postes supplémentaires et surtout, la solution retenue doit pouvoir évoluer vers les outils de travail collaboratif. En effet, après avoir utilisé le partage des documents, la suite logique est souvent de passer au stade supérieur : agendas partagés, messagerie interne à l’entreprise, outils de suivi de projets…
Dans ces circonstances, il est plus confortable d’avoir choisi un intranet et un outil de gestion à même d’évoluer sans être obligé de casser le système existant.

  • Former et maintenir à jour

Le succès de la mise en place d’un intranet dépend (outre la solution retenue) de l’adhésion des principaux concernés : vos collaborateurs. Il est donc essentiel de les sensibiliser à cet outil et de les aider à intégrer les enjeux qui en découlent : gain de temps, plus d’efficacité, meilleure organisation, bref, les conditions de travail peuvent être optimisées. Après cette période de sensibilisation intervient un moment de formation : comment utiliser au mieux les outils mis à leur disposition ? Le prestataire sélectionné (ou le responsable informatique de votre entreprise le cas échéant) doit alors jouer pleinement son rôle en formant vos collaborateurs à l’usage de l’intranet. Systématiser l’utilisation de ce nouvel outil (et donc, optimiser l’organisation du travail) ne peut venir que d’une prise de conscience de son utilité !

M.A.