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Du bulletin de paie à la gestion des ressources humaines

Les logiciels de paie
Par

1 - Les principaux avantages

Simplification et gain de temps


Utiliser un logiciel de paie est sans nul doute un facteur de simplification et de gain de temps au niveau de l'entreprise :

• Gain de temps dans la préparation de la paie courante ;

• Gain de temps dans la prise en compte de calculs complexes liés à des évènements exceptionnels de type maladie ou absence ;

• Simplification dans la prise en compte de facteurs propres à des secteurs d'activité ou liés à des conventions collectives : certains logiciels du marché prennent directement en compte les spécificités de certaines professions (BTP, coiffure, CHR, secteur agricole, …) ;

• Simplification dans l'édition de bulletins de salaires personnalisés ;

• Simplification et gain de temps dans la gestion de la paye des employés quelle que soit leur situation ou profil : cadre, employé, apprenti, CDD, temps partiel, paye horaire ou par points ;

• Gain de temps et simplification dans l'édition du journal et du livre de paye grâce à une information disponible à tout moment.

2 - Un outil très complet

Suivi et gestion des ressources humaines

Certains logiciels de paie vont jusqu'à proposer la gestion des plannings des salariés et deviennent en ce sens un véritable outil d'organisation, de gestion du personnel et d'aide à la décision pour le chef d'entreprise. Cette gestion du salarié prend notamment en compte les jours de congés, les RTT et les périodes de repos compensateurs.

Bien entendu, toutes ces informations sont alors reprises automatiquement dans le traitement du bulletin de salaire.

Il devient également outil de traçabilité quand ces informations sont conservées dans un historique qui reprend l'ensemble des évènements survenus pendant la carrière du salarié : ancienneté, postes occupés, … Par ailleurs, dès l'embauche d'un salarié, le logiciel de paie intervient en préparant automatiquement la Déclaration Unique d'Embauche (DUE). En cas d'arrêt de travail les attestations de Sécurité sociale sont automatiquement remplies. Enfin, au départ du salarié, le logiciel intervient une dernière fois en prenant en charge les formalités obligatoires liées à ce départ : rédaction du certificat de travail, calcul et réalisation du solde de tout compte et édition de l'attestation d'ASSEDIC.

3 - Simplification des formalités administratives

Des déclarations facilitées

A la paie sont liées de nombreuses obligations administratives qui compliquent depuis toujours la vie du chef d'entreprise. Depuis quelques années, les éditeurs de logiciels ont fait en sorte que leurs solutions, logiciels de comptabilité et logiciels de paie, soient compatibles et adaptées aux normes de transmission électronique employées par les administrations partenaires de type caisses d'assurance maladie, caisses de retraites, Unedic, etc ... Le chef d'entreprise peut alors envoyer ses déclarations sur support magnétique ou par télétransmission (Internet).

La solution, soit intégrée au logiciel de paie ou faisant l'objet d'un module

complémentaire, permet alors de transférer les déclarations de cotisations sociales

directement depuis le logiciel de paie vers les organismes de protection sociale, un type

de transfert appelé «télédéclaration».

Pour le chef d'entreprise, un tel traitement est une assurance :

• D'une transmission de ces données en temps et en heure : finies les pénalités de retard, certains logiciels vous prévenant par email de l'échéance de vos déclarations

quelques jours avant la date fatidique ;

• D'une transmission offrant toutes les garanties de sécurité, de recevabilité et de conformité : finis les risques d'erreur de saisie et de transmission.

J.C.E.

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