Répondre aux marchés publics en ligne

Optimiser ses réponses aux appels d’offres publics en ligne

Les cinq réflexes-clés

  • Savoir tirer parti des systèmes de veille en ligne

Les entreprises qui souhaitent mettre toutes les chances de leur côté ont intérêt à développer une veille active sur les appels d’offres en ligne concernant leur secteur d'activité. Pour cela,

la première chose à faire est de s’abonner aux outils d'information et d’alerte proposés par les plates-formes d’appel d’offres. Il suffit de s’inscrire en ligne en indiquant son adresse électronique et ses critères de recherche privilégiés (catégorie de marché, secteur d’activité, date de publication de l’avis, zone géographique concernée, etc), pour pouvoir être informé par mail ou par SMS, en temps réel et sans effort, des derniers avis publiés.

  • Dématérialiser ses documents

Répondre en ligne implique de pouvoir construire rapidement un dossier et donc de fournir non seulement la lettre de candidature, mais aussi les pièces justificatives demandées au format électronique : K-bis de la société, certificats d'assurance, actes d'engagement, etc., autant de documents qui doivent être facilement lisibles. Pour éviter à l'entreprise d’avoir à les scanner un par un, il existe aujourd'hui diverses solutions de dématérialisation et de gestion des flux de documents proposés par différents éditeurs de logiciels.

  • Connaître les pré-requis techniques à respecter

Avant de pouvoir répondre par voie électronique, l'entreprise doit s'assurer qu'elle remplit bien tous les pré-requis techniques nécessaires au bon déroulement de l'opération : ordinateur connecté à Internet (une connexion haut débit rendra plus rapides et plus faciles les échanges de fichiers), au moins un port USB, un système d’exploitation suffisamment récent et compatible (attention en particulier si votre entreprise est équipée en Macintosh et non en PC). Pour certaines fonctionnalités plus poussées, l’installation du logiciel Java (que l’on peut se procurer gratuitement sur Internet) peut s’avérer utile. Ne pas oublier de se doter d’un antivirus fiable afin d’éviter d’envoyer des fichiers ou des mails infectés qui risqueraient d’être rejetés et d’invalider l’ensemble du dossier.

  • Obtenir un certificat électronique

Pour la plupart des marchés, l’entreprise qui souhaite répondre aux appels d’offres en ligne doit également se procurer un certificat électronique (en quelque sorte sa pièce d’identité électronique), afin de pouvoir s'identifier et s'authentifier ; il permet aussi de garantir la confidentialité des échanges de documents. La liste des certificats agréés est consultable en ligne sur les plates-formes, les plus fréquents étant ceux reconnus et utilisés pour les démarches en ligne du ministère de l’économie, des finances et de l'industrie (téléTVA par exemple). Vous pouvez notamment vous renseigner auprès des greffes ou des chambres de commerce et d’industrie pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Toutes les solutions agréées sont des certificats de type 3Plus, dotés d’un niveau élevé de sécurité et matérialisés sur un support physique indépendant (clé USB ou carte puce), remis en mains propres au chef d'entreprise.

  • Utiliser un outil de signature électronique

Dernier élément indispensable à l’envoi d’un dossier dématérialisé : la signature électronique. Elle sert à identifier le destinataire, garantit l’intégrité des données envoyées et établit la valeur juridique des échanges en ligne. Les principales plates-formes de dématérialisation intègrent un tel outil et proposent aux utilisateurs de le télécharger gratuitement. Dans le cas contraire, l'entreprise doit se munir elle-même de cet outil et l'installer au préalable dans son système informatique. Cette fonctionnalité s'intègre aux onglets du bureau et apparaît alors sous forme de cadenas au moment de la signature du document. Dès lors, l'utilisateur peut signer électroniquement son dossier et envoyer sa candidature.

P.F.