Messagerie électronique : Trucs et astuces

Curieusement, avec son ordinateur ou dans son bureau, on a parfois du mal à s’organiser avec le même bon sens qu’à la maison, pourtant une arborescence simple suffit pour un maximum d’efficacité.


1. Comment faire pour...

Se créer une arborescence logique et facilement exploitable

La première chose à faire est de se « poser » et de faire le tour des grandes tâches de son quotidien au cours de la semaine ou du mois. Cela peut ressembler à ceci :

En général, on ne traite pas plus de 6 ou 7 grands thèmes différents.
Lorsqu’on nomme les dossiers, on peut ajouter un numéro ou une lettre pour leur donner un ordre de préférence visuelle. Puisqu’on diminue le nombre de dossiers, il est important que les mails que l’on reçoit et qui sont destinés à des dossiers de grands thèmes soit facilement « retrouvables ! » Pour les retrouver en moins de 3 secondes, la solution c’est de renommer les objets selon sa logique à soi, et pas celle de l’expéditeur (qui parfois n’en a aucune) ou d’ajouter un objet quand il n’y en a pas.

Pour renommer un objet : ouvrez le mail / ajoutez ou modifiez l’objet clairement avec vos mots clefs (de façon à ce que vous n’ayez pas à l’ouvrir à nouveau pour savoir de quoi il s’agit) et fermez. Répondez OUI à la question : Voulez-vous enregistrer les modifications ?

Ceci vous prendra un peu « plus » de temps immédiatement, mais vous en fera gagner beaucoup par la suite. Ce sont des secondes qui s’empilent...

Enfin, pour retrouver vos messages, vous n’avez plus qu’à faire travailler Outlook en appuyant sur

le bouton Grâce à vos mots clés, en 3 secondes c’est trouvé. Le but d’une telle arborescence, c’est la simplicité du classement d’une part, mais aussi, la rapidité de rangement des pièces jointes.


2. Comment faire pour...

Classer les pièces jointes rapidement et facilement sous Windows

Créez-vous d’abord la même arborescence que sous Outlook Express, les mêmes 6 ou 7 dossiers. Faites-les ensuite glisser dans la barre d’outils « lancements rapides » (raccourcis, en général en bas à gauche près du bouton « démarrer » )

Une fois ces raccourcis créés, il ne vous reste plus, lorsque vous ouvrez un mail avec une pièce jointe, qu’à faire glisser la pièce jointe directement sur le dossier concerné. (Attention à bien positionner la flèche de curseur sur le dossier et pas à côté, si c’est le cas, une barre noire apparaîtra comme si vous souhaitiez créer un raccourci). Vous pouvez également avoir ouvert le dossier cible au préalable, et faire glisser la pièce jointe directement à l’intérieur. Ainsi, ce sont 4 clics gagnés, multipliés par...

En gestion du temps, on est toujours dans une démarche « je touche / je traite ». Non que je m’occupe de traiter le mail immédiatement, mais puisque je l’ai ouvert, je décide de ce que je vais en faire. Soit c’est une info et rangement immédiat, soit c’est une action que je planifie, j’en profite de toutes façons pour changer l’objet s’il n’est pas clair.