Publi info - Office 365 : sachez exploiter les Office Web Apps

Avec Office 365, Microsoft propose une façon radicalement différente d’aborder la bureautique chez soi, comme en entreprise. L’abonnement « Office 365 Home Premium » permet à chacun de multiplier ses moyens de composer, modifier et partager ses textes Word, ses tableaux Excel, ses présentations PowerPoint, ou ses notes via OneNote. On peut, par exemple, installer Office sur cinq machines du foyer, qu’ils s’agissent de Mac ou de PC. On peut également profiter d’Office sur un PC qui en serait dépourvu au travers de la fonctionnalité « Office à la demande ». On peut également visualiser et corriger ses documents en situation de mobilité grâce aux versions Office Mobile pour smartphones Android, iPhone ou encore Windows Phones.

Mais que faire lorsque l’on veut accéder à un document depuis un terminal passif ou un vieil ordinateur mis à disposition dans un lieu public  ou alors lorsque l’on veut partager son document ou sa présentation avec des interlocuteurs ou des camarades de classe qui n’ont pas accès à Office ? Là encore, il existe une solution, souvent sous-estimée car méconnue : Les Office Web Apps.

C’est quoi les Web Apps ?

Contrairement à « Office à la demande », les Office Web Apps ne sont pas des versions complètes des composantes Office, mais des versions légères et immédiates conçues pour fonctionner directement au sein de n’importe quel navigateur WEB.
Elles permettent de facilement visualiser un document Office avec une totale fidélité, de réaliser des corrections et surtout de partager simplement vos travaux y compris avec des interlocuteurs ne possédant pas Office.


L’exemple ci-dessus illustre l’utilisation de Word Web App sous IE10, Excel Web App sous Chrome et PowerPoint Web App sous Firefox.

Accédez à Word, Excel, PowerPoint « Web Apps »

Les Office Web Apps sont intégrées au cœur même de votre espace en ligne Office et de votre SkyDrive.
Pour accéder à un document depuis les Web Apps, il faut que celui-ci ait été préalablement sauvé sur votre espace SkyDrive qui, rappelons-le, est désormais l’emplacement de sauvegarde par défaut proposé par Office 365.

Lorsque vous vous connectez à votre tableau de bord « Mon Office » depuis le site www.office.com, votre navigateur affiche par défaut une liste des derniers documents sur lesquels vous avez travaillé. Si vous cliquez directement sur l'un de ces documents celui-ci s’ouvrira automatiquement au sein du navigateur grâce à l’Office Web App correspondante !

Profitez des Office Web Apps depuis SkyDrive

Évidemment, il n'est nullement besoin de systématiquement passer par votre tableau de bord Office 365 pour accéder aux Office Web Apps. Celles-ci sont directement intégrées dans SkyDrive. Elles sont totalement gratuites. En effet, toute personne disposant d’un Microsoft ID (via XBox Live, Windows Phone, Live Messenger, ou Outlook.com) se voit automatiquement offrir 7 Go de stockage gratuit SkyDrive. Vos amis, collègues ou camarades de classe, ont donc eux aussi accès à SkyDrive et aux Office Web Apps même s'ils ne disposent pas d'Office 365. Si vous partagez avec eux un dossier (ou simplement un fichier) via les fonctions de partage de SkyDrive, ils pourront visualiser le document et même le corriger ou le compléter grâce aux Office Web Apps (et même s’ils n’ont pas Office sur leur machine).

Lorsque l’on clique du bouton droit sur un document Office depuis SkyDrive, le site propose toujours à l’utilisateur soit de l’ouvrir sous Office Web App, soit de l’ouvrir sous la version d’Office installée en local.

Basculer en mode édition

Par défaut, lorsqu’un document s’ouvre sous Office Web Apps, il s’ouvre systématiquement en mode Visualisation, mode qui offre un affichage 100% respectueux de la mise en forme d’origine du document. Mais les Office Web Apps ne sont pas dédiées à l’affichage de vos fichiers Word, Excel, PowerPoint ou OneNote. Elles permettent aussi d’éditer les documents afin de corriger des erreurs ou des fautes d’orthographe par exemple ou encore de compléter les informations. C’est pratique lorsque l’on travaille à plusieurs sur un même document pour un projet professionnel ou pour un exposé ou un travail scolaire.

Pour basculer en mode Edition, il suffit simplement de cliquer sur le bouton « Modifier… ». Un menu déroulant vous proposera alors d’éditer le document affiché soit dans l’application Office correspondante, soit directement dans le module « Web App ».
En mode Edition, vous retrouverez le même ruban « Office » avec ses galeries et ces boutons. Les fonctions d’édition sont cependant plus limitées que sur la version d’Office normale.

Partagez en toute simplicité via email

L’un des principaux intérêts des Office Web Apps est de permettre à vos amis ou camarades de classe de consulter ou travailler sur les documents que vous leur envoyez même s’ils n’ont pas Microsoft Office sur leur ordinateur.
Pour partager tout simplement un document Office sur lequel vous travaillez depuis votre suite Office 365 installée sur votre PC, déployez le menu Fichier, sélectionnez Partager, cliquez sur Courrier électronique et sélectionnez « Envoyer en tant que lien ».

Vos correspondants recevront alors votre email, non pas le fichier attaché, mais un lien vers le fichier stocké sur SkyDrive. En cliquant sur le lien, leur navigateur Web sera automatiquement lancé et ouvert sur votre document affiché sous Office Web Apps.

Publiez aussi sur les réseaux sociaux

Cette fonctionnalité est évidemment tout aussi pratique lorsque l’on veut partager un document au travers des réseaux sociaux. Vos « amis » et autres « followers » pourront immédiatement afficher le tableau, le texte ou la présentation qu’ils aient ou non Office sur leur terminal.

Pour publier un document Office à partager avec votre communauté, déployez le menu Fichier, sélectionnez Partager, cliquez sur Publiez sur des réseaux sociaux et sélectionnez le réseau social. Saisissez le message qui accompagnera le lien d'affichage sous Office Web Apps.
Un menu permet de spécifier si le document n’est disponible qu’en consultation ou s’il sera possible de le modifier !

Créez depuis les Web Apps

Les Office Web Apps sont principalement conçues pour permettre l’affichage et l’édition des documents Office depuis un navigateur Web et simplifier leur partage. Toutefois, il est aussi possible de créer un document vierge directement depuis le Web sans passer préalablement par les versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote.
Pour cela, vous devez vous connecter à votre espace SkyDrive et déployer le menu Créer.

Enfin, sachez qu’il est possible de facilement partager un document affiché sous une Web Apps sans pour autant repasser par l’écran SkyDrive. En mode édition, chaque Web App affiche en effet un bouton "Partager" qui reprend les multiples fonctions de partage de SkyDrive.

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