Publi info - Office 365 : collaborez simultanément sous Word

L’abonnement Office 365 Home Premium reste le meilleur moyen de tirer profit des fonctionnalités avancées de la nouvelle suite Office, à commencer par les fonctions de travail collaboratif. Il suffit que le document (ou la présentation) sur lequel vous voulez travailler soit stocké sur SkyDrive au sein d’un dossier partagé, et que chaque collègue, ami, ou camarade de classe devant participer à la création ou la rédaction du document dispose de son propre login « Microsoft ID ». Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’un compte Office 365 ou même de disposer de la suite Office sur leur PC, la collaboration pouvant se concrétiser également à l’aide des Office Web Apps.

Créez un dossier partagé sur SkyDrive

Pour travailler à plusieurs, simultanément, sur un même document, il faut que ce dernier soit stocké dans un espace accessible à tous ceux qui doivent y travailler. Et quoi de mieux que SkyDrive pour partager un document. Connectez-vous sur votre disque SkyDrive via skydrive.live.com. Une fois authentifié, déployez le menu Créer et sélectionnez Dossier. Nommez le dossier Partages par exemple.

Une fois le dossier créé, cliquez dessus du bouton droit et sélectionnez Partager. Entrez les emails des comptes Microsoft ID des personnes qui accèderont au dossier et aux documents. Vérifiez que la case « Les destinataires peuvent modifier le contenu » est bien cochée.

Sauvez votre document sur SkyDrive

Nous allons ici voir comment fonctionne la collaboration sous Word, mais les fonctionnalités sont similaires sous PowerPoint.
Ouvrez Word et créez un nouveau document. Saisissez quelques informations et sauvez le document sur votre SkyDrive, dans le dossier Partages en cliquant sur Fichier, puis Enregistrer sous, puis sélectionnez votre SkyDrive et cliquez sur Parcourir pour sélectionner le dossier Partages et saisir le nom du fichier.

Le collaboratif sous Word 2013

Supposons que vous gardiez le document ouvert et qu’un de vos camarades ou collègues se connecte au SkyDrive et charge lui aussi le document sur sa machine depuis son Office.
Vous en serez averti par la présence en barre d’état (en bas de la fenêtre) d’une icône indiquant le nombre de personnes simultanément connectées au document. En cliquant dessus, la liste des utilisateurs connectés s’affiche.

Lorsqu’un utilisateur est en train de modifier une section du document, celle-ci est mise en évidence et une icône signale que cette partie du document ne devrait pas être modifiée par vos soins pour le moment. Pour afficher les modifications apportées par les autres participants, lancez simplement un enregistrement du document : cela validera vos modifications et fera apparaître toutes les modifications apportées par les autres personnes.

Lors du premier enregistrement en mode partage, une boîte d’alerte vous indiquera comment fonctionne le mode partage. Pensez à cocher la case pour ne plus voir s’afficher cette alerte:

Collaboration depuis Word Web App

Le travail collaboratif autour des documents ne se limite pas aux seuls utilisateurs ayant accès à la version complète d’Office. Les versions gratuites Office Web Apps, qui fonctionnent depuis n’importe quel navigateur Web, permettent, elles aussi, d’accéder à un document partagé et de l’éditer alors même que d’autres utilisateurs travaillent simultanément sur le document.
Comme pour les versions PC, il suffit de charger le document depuis SkyDrive et de l’ouvrir en mode Modification. Vous serez averti des autres personnes qui travaillent aussi dessus en même temps que vous.

Ajouter des commentaires

Les fonctions collaboratives ne s’arrêtent pas à l’édition simultanée. Chacun peut aussi venir ajouter des commentaires.
Sélectionnez la zone à commenter, ouvrez l’onglet Révision puis cliquez sur « Nouveau commentaire ». Saisissez le commentaire en marge.
Lorsque chaque personne a commenté et corrigé le document, l’onglet Révision du ruban offre différentes fonctions pour afficher tous les commentaires d’un seul coup ou naviguer aisément d’un commentaire à l’autre.

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