Publi info - Office 365 : récupérer tous ses documents sur mobile

La licence Office 365 permet d’installer Office sur 5 PC ou Mac mais aussi d’accéder aux composantes Word, Excel, PowerPoint (et autres) sur des PC qui en sont dépourvus via le mécanisme d’utilisation temporaire « Office à la demande ».

Mais Office 365 se fait aussi mobile. Votre abonnement vous donne, en effet, accès aux versions d’Office Mobile sur votre Smartphone Android ou iPhone. Les Windows Phone intègrent, quant à eux, Office Mobile en standard, une version autonome qui n'empiète pas sur vos cinq accès mobiles intégrés dans l'abonnement annuel (et qui permet d'ailleurs d'utiliser Office Mobile même sans abonnement Office 365 ce qui est impossible sous iPhone et Android).

Pourquoi Office Mobile ?

Même s’il existe sur mobile des alternatives bureautiques capables de relire les documents DOC, PPT ou XLS, seul Office Mobile garantit une pleine compatibilité avec les différents formats (y compris les récents .docx, .pptx, .xslx) et un affichage totalement fidèle des documents, tableaux et diapositives. En outre, Office Mobile permet d’accéder directement aux documents Office stockés sur SkyDrive sans avoir à les télécharger préalablement sur l’appareil (via l’app SkyDrive par exemple). Il en résulte un gain de temps et une plus grande simplicité mais aussi une bien meilleure gestion des synchronisations.

Office Mobile permet d’afficher un document Office avec fidélité et de le modifier (pour, par exemple, compléter des éléments ou corriger des erreurs). Il permet aussi de créer de nouveaux documents Word ou Excel (en revanche il n’est pas possible de créer une présentation PowerPoint vierge) directement depuis un Smartphone.

Où télécharger Office Mobile pour votre Smartphone ?

Comme nous l’avons dit, Office Mobile est pré-intégré dans Windows Phone. Il n’y a donc rien à télécharger sur ces smartphones. Pour simplifier l’utilisation au quotidien, veillez toutefois à utiliser comme profil utilisateur principal du téléphone le même « Microsoft ID » que celui utilisé pour accéder à Office 365.
Sous Android et iPhone, Office Mobile est en libre téléchargement sur Google Play et Apple App Store (faites une recherche sur « office 365 ») mais seuls ceux qui disposent d’un abonnement Office 365 pourront l’utiliser. En effet, l’application mobile sur ces terminaux réclame une activation via votre Microsoft ID avant de s’exécuter.
Le téléchargement peut aussi se réaliser depuis l’adresse : www.office.com/mobile-apps

Pensez SkyDrive

Pour profiter pleinement d’Office Mobile, il est essentiel de pouvoir accéder à vos documents à n’importe quel moment sans avoir à les transférer préalablement. D’où l’importance de sauver de préférence vos documents de travail dans SkyDrive plutôt que sur un disque local.
Prenons l’exemple d’une présentation PowerPoint sur laquelle vous êtes en train de travailler. Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrez sous, sélectionnez SkyDrive et enregistrez votre document dans votre espace de stockage en ligne.



Accéder aux documents Word sous iOS (et Android)

L’app Office Mobile s’ouvre directement sur votre Skydrive. Elle présente par défaut la liste des derniers documents ajoutés. En cliquant sur un document Word, vous lancerez Word Mobile. Par défaut le logiciel remet automatiquement en forme le document pour une lisibilité optimale à l’écran. Ce mode correspond au fameux « Mode Lecture » de Word, si agréable sur les écrans tactiles d’une tablette Windows.

En appuyant sur l’écran, on affiche la barre de fonction qui comporte une icône pour basculer en mode « édition ». Dans ce mode, il est possible de venir modifier le texte (pour le corriger, le compléter ou supprimer des éléments) mais aussi d’appliquer quelques formatages basiques (taille, gras, italique, souligné, couleur, couleur de fond, surlignage, etc.). Il est aussi possible d’ajouter des commentaires de relecture.


Accéder aux tableaux Excel sous Android (et iOS)

Les fonctionnalités sont identiques sous Android et iOS, que l’on utilise Word, Excel ou PowerPoint.
Comme sous iOS, la version Android démarre, elle aussi, sur une vue des derniers documents sauvegardés sur Skydrive.
Si vous optez pour un tableau Excel, l’App Excel Mobile se lance et affiche une vue fidèle du tableau. Il suffit de double-cliquer sur une cellule pour passer en mode édition. Le menu d’options donne accès à des fonctions avancées comme le tri, la mise en page des cellules ou encore l’insertion d’un graphique.



PowerPoint en version mobile

Des trois modules, PowerPoint est sans doute le plus basique. Il est conçu pour vous permettre de simplement réviser un diaporama sur votre Smartphone et éventuellement de le présenter sur grand écran (si le smartphone dispose d’une sortie vidéo HDMI).
Les fonctions disponibles permettent malgré tout l’édition des textes présents sur la diapositive (afin de corriger des fautes de frappe ou des chiffres erronés par exemple) et de compléter les notes de présentation qui accompagnent chaque diapositive.

Windows Phone : une intégration renforcée

Office Mobile sous Windows Phone est très similaire aux versions iOS et Android, mais bénéficie d’une meilleure intégration et de quelques fonctionnalités « entreprise » absentes des autres éditions.
Ainsi, Office Mobile présente un véritable « Hub bureautique » qui regroupe tous les documents y compris les notes OneNote. De même, lorsque l’on clique sur un document Office placé en pièces attachées d’un email, Office Mobile est automatiquement lancé (là où les autres plateformes ouvrent en général les visionneuses standard). Enfin, la version Windows Phone supporte la technologie de gestion des droits numériques IRM (d’Exchange 2010/2013) que certaines entreprises mettent en œuvre pour protéger et contrôler la transmission des documents confidentiels.

Et sur tablettes ?

Office Mobile a été spécifiquement pensé et conçu pour un usage sur Smartphone autrement dit pour des appareils aux écrans de taille réduite. L’ergonomie de la suite a été pensée pour ces appareils ultra-mobiles que l’on utilise principalement d’une main. Dès lors, les versions Android et iOS d’Office Mobile ne s’installent pas sur tablettes.
Aujourd’hui, seules les tablettes Windows ont accès à Office. Les tablettes Windows 8 à processeurs Intel peuvent directement installer Office 365 ou profiter d’Office à la demande. Les tablettes Windows RT à processeurs ARM, telles que Surface RT, sont livrées avec une version familiale d’Office 2013, presque aussi complète (il ne lui manque quasiment que le support des macros).
Par ailleurs, Microsoft a déjà laissé entrevoir l’apparition de versions « Modern UI » pour Windows 8.1, offrant une totale expérience tactile, mais aucune date de disponibilité n’a pour l’instant été annoncée. Si ces versions "spécial tablettes" seront aussi disponibles sur Surface et Windows RT, on ignore encore si elles seront également déclinées sur iPad et sur tablettes Android.

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