Envoyer une lettre recommandée électronique

Mon premier recommandé via Internet - Les quatre étapes clé

  • Poster une lettre recommandée

La première étape est bien entendu d’écrire votre lettre sur votre ordinateur et de vous munir de l’adresse du destinataire. Une fois ces éléments rassemblés, il vous suffit de vous connecter au site d’un prestataire proposant une formule de lettre recommandée électronique.

Vous allez alors créer gratuitement un compte utilisateur ou vous connecter à un compte existant. Il vous suffit de suivre les instructions : sélectionner le fichier à envoyer, saisir l’adresse du destinataire, choisir les options d’envoi et payer votre envoi. En 5 minutes environ, votre lettre recommandée est envoyée. Notez au passage que vous n’aurez pas eu besoin d’imprimer vous-même vos lettres (plus de problèmes de bourrages ou de toners... sans parler du prix du papier ou de l’encre...) ni de plier vos lettres et de les mettre sous enveloppes.

  • La distribution de votre lettre recommandée

Votre prestataire prend alors le relais. Il vous envoie dans un premier temps une preuve électronique de dépôt qui vous permettra d’attester non seulement la date et l’heure mais aussi le contenu de l’envoi. Il se charge ensuite d’imprimer, plier, mettre sous pli et envoyer votre lettre recommandée (avec remplissage de la fastidieuse liasse LIRE qui accompagne chaque recommandé). Votre lettre rejoint alors le réseau postal qui va l’acheminer jusqu’à son destinataire contre signature. En cas de lettre avec accusé de réception, le volet rose vous sera retourné ou

sera renvoyé à votre prestataire qui le numérisera et l’archivera en vous le rendant consultable en ligne via votre compte. Votre lettre ainsi que les preuves d’envoi et de réception seront ensuite archivées. La durée d’archivage varie selon les prestataires (3 ans chez La Poste).

  • Le cas des emails recommandés

Selon l’article 1316-1 du Code Civil, « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Certains opérateurs s’appuient sur cet argument pour proposer une lettre recommandée 100% électronique, c’est-à-dire totalement dématérialisée. La lettre est alors envoyée au format électronique. Le destinataire reçoit un email lui indiquant qu’une lettre recommandée lui est envoyée et l’invitant à se connecter à une plate-forme en ligne pour en prendre connaissance. L’expéditeur est automatiquement averti dès que le destinataire a pris connaissance de sa lettre. Nous recommandons cette formule pour les utilisations non litigieuses. En effet, son point faible reste dans le degré d’authentification de l’identité du destinataire, sauf à utiliser les solutions de signature électronique.

  • Gérer des envois multiples

Selon que vous souhaitez gérer un envoi occasionnel ou des envois réguliers, il pourra être intéressant d’ouvrir un compte professionnel chez le prestataire d’envois de recommandés que vous sélectionnerez. Vous aurez alors accès non seulement à des tarifs plus avantageux mais aussi le plus souvent à des services additionnels. Vous pouvez par exemple disposer d’un service courrier en ligne qui vous permettra de consulter à tout moment et de tout point, via un ordinateur, la liste des lettres que vous avez envoyées au cours des derniers mois, avec le détail des dates d’envoi, des textes des lettres, des dates de réception et de toutes les preuves archivées de chaque étape. Plus besoin d’agrafer ni de classer les papillons roses de vos accusés de réception. Ils sont automatiquement classés et archivés. Le risque de perte de certains de ces documents est ainsi supprimé.

L.C.