Les standards téléphoniques

Optimiser le choix et l'utilisation de votre standard téléphonique en quatre étapes

1/ Les fonctionnalités

Quels sont vos besoins ?

Avant de partir à la quête d’un système de communication, commencez par répertorier les fonctionnalités dont vous aurez impérativement besoin pour gérer efficacement votre organisation téléphonique. Messagerie, identification d’appel, transfert d’appel, téléconférences, enregistrement de conversations, mise en attente, interception d’appels, groupement de postes, sont autant de fonctions que l’on peut attendre d’un PABX. D’autres sont plus avancées. Des fonctions de reporting permettent par exemple d’analyser le trafic des appels. Combien d’appels gérez-vous par heure ou par jour, quelles sont les périodes de pointe, combien d’appels aboutissent réellement à des ventes, sont autant de données qui pourront être fournies par votre standard téléphonique.

Lorsque vous êtes en déplacement, vous devez pouvoir programmer votre système pour transférer les appels vers votre téléphone portable afin d’être joignable à tout moment ou utiliser un standard automatique offrant un menu d’options à tous les appelants. Enfin, vos besoins pouvant évoluer très rapidement, mieux vaut opter pour une solution flexible et évolutive grâce à laquelle vous pourrez ajouter des fonctionnalités, des applications et des téléphones.

2/ Pariez sur la convergence

Couplez téléphonie et informatique


L’évolution des PABX est désormais étroitement liée à celle de l’informatique. Celle-ci est appelée à prendre totalement en charge la gestion du « central téléphonique » avec des applications toujours mieux adaptées aux besoins des entreprises. On parle alors d’applications CTI, un acronyme signifiant : Computer Telephony Integration (couplage téléphonie- informatique). Il s’agit, sans entrer dans les détails trop techniques, de relier l’informatique (généralement un réseau local) et la téléphonie pour accéder à des applications tierces spécifiques à votre activité ou à une base de données clients depuis votre PC. Dès que votre téléphone sonne, une fiche peut ainsi s’afficher sur votre écran afin que vous puissiez identifier l’appelant et prendre connaissance des notes associées à ce contact. D’un clic, vous décrochez, transférez l’appel ou le renvoyez sur votre messagerie. Enfin, la plupart des standards téléphoniques permettent grâce à un « switch » de mettre en réseau les ordinateurs de votre entreprise. Ils peuvent ainsi s’échanger des fichiers, partager un serveur de courrier électronique, une imprimante, mais aussi accéder à Internet simultanément et avec un seul abonnement. Vous pourrez enfin disposer d’une messagerie unifiée. L’intérêt étant d’accéder et de gérer l’ensemble de ses messages quelle qu’en soit la provenance :
messagerie électronique, messagerie vocale, messagerie fax.

3/ Internet change la donne

Optez pour la Voix sur IP


Si vous avez de nombreux appels internationaux ou que votre entreprise dispose de plusieurs sites distants, l’IPBX est un bon moyen de réduire à néant vos coûts de télécommunication. Avec la voix sur IP (Internet Protocol), vous améliorez la rentabilité de vos communications et faites des économies sur les abonnements téléphoniques. Outre les économies générées, l’intérêt d’un système IP est également de pouvoir profiter où que vous vous trouviez de toutes les fonctions de communication (même musique d’attente par exemple) dont vous disposez au bureau. Un simple logiciel de téléphonie sur PC permet de gérer vos communications sur l’écran de votre ordinateur.

4/ Choix de la connexion

Ne négligez pas la mise en réseau

Une bonne mise en réseau téléphonique voire informatique conditionne l’efficacité de votre standard téléphonique. Un large assortiment de services réseaux est disponible aujourd’hui, allant du service téléphonique analogique traditionnel au RNIS, câble et DSL. Le choix du mode de connexion dépend de plusieurs facteurs comme les vitesses du téléchargement en amont ou en aval, la fiabilité et la disponibilité. Si vous optez pour la convergence voix/données, mieux vaut par exemple dissocier les réseaux à l’aide d’un routeur pour une meilleure qualité de réception.

L.G