Les logiciels de devis-facturation

Les quatre étapes incontournables pour bien choisir son logiciel de devis-facturation

Veiller à la facilité de mise en oeuvre

Peu gourmands en ressources informatiques, ces logiciels ne demandent pas une configuration micro-informatique puissante pour fonctionner : un micro-ordinateur relativement récent, une imprimante et une connexion Internet feront l'affaire. Sur le plan logiciel, il faut remarquer que les éditeurs concernés par la diffusion de ces applications s'évertuent à faire des logiciels conviviaux, ergonomiques, ne demandant pas de connaissances techniques particulières. Ce sont, d’une certaine façon, des produits «prêts à consommer». Ce facteur de simplicité, cheval de bataille des éditeurs, est important à considérer par le chef d'entreprise au moment du choix du logiciel. Cette facilité d'utilisation est, d'ailleurs, pour certains éditeurs, soutenue et confortée par la mise à disposition de l'utilisateur d'une aide multimédia intégrée, voire d'un didacticiel pour faciliter et accompagner l'apprentissage du logiciel. Enfin, certains éditeurs proposent également leurs logiciels directement sur Internet (par exemple Comptanoo ou Idylis) sous un mode locatif (on paye alors un abonnement mensuel par utilisateur) ou à la demande (on paye alors à l’utilisation).

Etre sûr que les informations gérées sont adaptées à son activité

Bien que perçues comme appartenant à la famille des logiciels dit de «gestion commerciale », ces applications peuvent être victimes de leur simplicité…

  • Simplicité dans les informations saisies et enregistrées dans la fiche client : elles sont très souvent limitées aux coordonnées géographiques, aux données «comptables» concernant ce client (chiffre d'affaires réalisé, montant dû, …) mais ne prennent pas en compte des informations permettant d'avoir une approche marketing.
  • Simplicité dans les informations saisies et enregistrées sur la fiche produit : le juste minimum nécessaire à l'établissement d'une facture et peu ou pas d'informations complémentaires (répartition par famille ou sousfamille, …) permettant d'obtenir un tableau de bord détaillé de l'activité.
  • Simplicité dans le suivi de gestion de l'entreprise : une gestion parfois limitée au suivi des règlements des factures et n'incluant pas les autres éléments (gestion des stocks, achats, TVA, …) Il est donc essentiel pour le chef d'entreprise d'analyser avec attention le détail de ces informations gérées (fiche produit, fiche client) pour décider si le logiciel proposé répond bien à ses attentes.

Les résultats et statistiques fournis par le logiciel

De la qualité et de la finesse de l'information gérée dépendent la qualité et la précision des résultats et statistiques obtenus et traités par le logiciel. Du simple relevé de factures avec un tableau de bord limité au suivi du chiffre d'affaires global sur une période donnée, jusqu'au puissant outil de suivi et de gestion de l'entreprise, c'est à ce niveau du traitement des résultats que peuvent se différencier les logiciels du marché :

  • Visualiser en un clic un tableau de bord synthétique et en temps réel de la situation de l'entreprise.
  • Identifier précisément les clients débiteurs ou dépassant les encours autorisés.
  • Imprimer les déclarations de TVA et les états préparatoires du bilan et du compte de résultat.
  • Gérer un tableau de bord de trésorerie.
  • Mesurer le taux de transformation des devis en affaires traitées et donc facturées. Une diversité d'approches et d'éléments à prendre en compte par le chef d'entreprise en fonction de ses attentes et de sa volonté à faire du suivi devis-facture, l'outil de prise de pilotage de l'entreprise.

Vérifier la compatibilité avec d’autres logiciels

Àl'image des autres solutions de gestion d'entreprise, les logiciels de devis-facturation doivent être capables d'échanger et de communiquer les informations traitées vers d'autres applications présentes dans l'entreprise. Le transfert automatique des données concernant la facturation vers un logiciel de comptabilité est aujourd'hui le minimum exigé et doit être impérativement vérifié par le chef d'entreprise. Point d'entrée quelque part idéal dans son informatisation du fait de la simplicité de mise en oeuvre, ces logiciels peuvent, dans le temps, se révéler insuffisants et limités en termes d'outil de gestion. Il est donc important pour le chef d'entreprise de poser le problème de la compatibilité du logiciel de devis-facturation avec un éventuel logiciel de gestion commerciale intégrant la gestion des stocks et fournissant des données de tableau de bord plus affinées. Enfin, la possibilité de transférer des données vers les outils bureautiques les plus courants du marché comme Word et Excel est indéniablement un plus et permet, dans le traitement de texte, de personnaliser au maximum les tracés de devis et de facture utilisés dans l'entreprise.