Optimiser l'utilisation de sa messagerie

Le nombre de mails double tous les deux ans. Sans un minimum de principes de base, je prends donc le risque que les messages que j’envoie partent directement à la poubelle.

Rédiger un mail avec un maximum d'efficacité

L’objet : donnez-lui un titre clair, précis, «qui dit tout», comme un article de journal (il peut contenir jusqu’à 256 caractères). Il doit contenir des dates précises, un délai si besoin, le nom d’un projet, un résumé du contenu du mail, etc. À la lecture du mail, l’interlocuteur sait de quoi il s’agit et s’il doit l’ouvrir tout de suite ou plus tard. C’est à lui de décider s’il va consommer du temps pour vous, et pas le contraire.

ou

Attention, la notion d’urgence ne veut rien dire, votre urgence n’est pas forcément celle de l’autre. Si c’est vraiment urgent, j’utilise… le téléphone !

Le corps du message : clair, pour l’autre (ce qui est clair ou évident pour vous ne l’est pas forcément pour le lecteur), synthétique, simple, avec des dates si besoin.

  • avec des points ou des tirets de retrait, des paragraphes bien distincts dont les plus importants en premier ;
  • du caractère gras ou du souligné ou de l’italique mais pas les trois ;
  • avec une orthographe impeccable (correcteur d’orthographe dans l’onglet «outils») sans onomatopées, qui ne sont pas toujours connues ;
  • sans oublier la politesse... et la signature.
Les destinataires :
  • cibler les A : et les CC :
  • en A: les destinataires qui ont à intervenir par une action ;
  • en CC : les destinataires qui n’ont rien à faire, ils liront quand ils auront le temps. Et se poser la question «est-ce que mon interlocuteur a besoin de cette information», différente de : «moi j’ai envie qu’il l’ait».

Envoyer ses voeux sans risque

Envoyer ses voeux, c’est de saison, et la messagerie est un excellent outil pour le faire, mais attention à ne pas divulguer tout votre carnet d’adresses. Pour toute expédition en nombre, il faut d’abord créer un «groupe» (liste de diffusion) dans son carnet d’adresses. Cliquez sur le bouton «ADRESSES» de la barre d’outils, puis sur «NOUVEAU» et choisir

«NOUVEAU GROUPE» Donnez un nom spécifique à ce groupe (Voeux), vous pourrez le réutiliser l’année suivante en y ajoutant et supprimant des noms. Puis cliquez sur le bouton «SÉLECTIONNER LES MEMBRES» et «sélectionnez» les personnes qui vont faire partie de la liste. Avec le bouton «NOUVEAU CONTACT» je peux entrer directement de nouveaux destinataires dans cette liste. Enfin validez en cliquant sur OK deux fois, votre liste est créée.

Attention, à la création de toute liste de diffusion, préférez le champs «Cci» (copie cachée) : ainsi les interlocuteurs ne sauront pas qui sont les autres destinataires, inutile de divulguer tout votre carnet d’adresses ! Chaque interlocuteur ne verra que son nom dans le champs A :

Créez un message puis cliquez sur le carnet d’adresses du champs Cci :

Cliquez sur le groupe «Voeux» puis cliquez sur Cci : puis validez par OK

Il ne vous reste plus qu’à rédiger votre texte et à cliquer sur «Envoyer».

Valérie Bernardout