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Les grandes nouveautés d’Office 2016

Image 1 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Office 2016 est de sortie !

Trois ans après la version 2013, Microsoft récidive et propose une nouvelle version de sa suite bureautique : Office. Microsoft Office 2016 introduit une nouvelle fonction de recherche intelligente (sur PC), le travail collaboratif (sur PC et Mac), ainsi que diverses fonctions permettant d’améliorer les capacités d’Excel et d’Outlook. Et si l’édition PC propose des fonctionnalités inédites et pertinentes, la version Mac OS X n’est pas en reste et profite elle aussi de tout un attirail de nouvelles fonctions, et d’une interface totalement revue et corrigée par rapport à l’édition 2011. En fait, l’édition pour les ordinateurs à la pomme rattrape son retard et tente de se caler sur la version PC, même si quelques fonctionnalités manquent encore à l’appel.

Si vous souhaitez tenter l’expérience Office 2016, il n’est pas besoin d’acquérir une licence tout de suite : vous avez tout loisir de tester la suite pendant un mois en téléchargeant Office 365, lequel inclut la toute dernière version de la suite bureautique de Microsoft.

Image 2 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Profiter du nouvel assistant pour mettre en forme vos documents

Le célèbre petit trombone Clippy des anciennes versions d’Office se serait-il trouvé un successeur ? L’édition 2016 d’Office propose en effet un nouvel onglet « Rechercher » ou « Dites-nous ce que vous voulez faire » (Tell Me) qui n’est pas sans rappeler certaines des fonctionnalités de Clippy. Situé à la même hauteur que les fonctions Fichier, Accueil ou Affichage, il s’agit en réalité d’un accès rapide à un champ de recherche, qui permet d’assister l’utilisateur dans toutes ses manipulations. Entrez une requête, et la fonction désirée se présente tout de suite, sans que vous ayez à entrer dans des menus et des sous-menus. Si vous êtes en panne et ne savez pas comment mettre en forme votre document dans Word, modifier l’apparence des cellules dans votre tableau Excel, ou recherchez telle ou telle fonction dans PowerPoint ou Outlook, cette nouvelle fonction se révèlera vite indispensable.
On notera que cet assistant est disponible dans tous les logiciels de la suite Office 2016, à l’exception de Publisher.

Image 3 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Créer facilement des groupes de travail

La toute nouvelle version d’Office 2016 propose une fonction inédite : des groupes de travail (Office group). Il est ainsi possible de faire en sorte de créer des groupes dans lesquels les membres pourront planifier des réunions, discuter en ligne (soit de manière textuelle, soit en visioconférence sous Skype), ou encore partager des notes ou des fichiers. Enfin, Office 2016 introduit un nouvel outil : Planner. Celui-ci permet de planifier des tâches pour chacun, de voir l’état d’avancement, etc.

Image 4 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Lancer des recherches sur le Web et récupérer le résultat

L’assistant de recherche évoqué précédemment va encore plus loin. Grâce à lui, on peut lancer une requête sur le Web et intégrer directement le résultat dans la page sur laquelle on travaille. Il suffit par exemple de sélectionner un terme dans un document Word et appeler le menu contextuel à l’aide du clic droit de la souris. En cliquant ensuite sur Recherche intelligente, le logiciel lance une rapide recherche sur le Web (sur Wikipédia et la section Photos de Bing). Un volet s’ouvre à droite de l’écran : dès lors, on peut facilement glisser-déposer du texte ou des photos provenant du Web à l’intérieur du document que l’on est train d’éditer, sans passer par un navigateur externe.

Image 5 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Éditer des documents à plusieurs en même temps

Cette fonctionnalité existait déjà dans Office Online (et dans la solution concurrente, Google Docs), mais elle n’avait jamais encore été intégrée à la suite de logiciels pour PC. Elle propose d’éditer un document à plusieurs utilisateurs, et de voir en temps réel tous les changements apportés par les autres. Grâce à elle, Microsoft livre une solution complète dédiée au travail collaboratif et à bas prix. Le partage de document est facilité par l’intégration d’un petit bouton Partager, que l’on trouve dans Word, Excel ou PowerPoint (tout en haut, à droite de l’interface). Le partage d’un fichier s’opère par adresse email : le destinataire reçoit un message, informant qu’un nouveau document est disponible. Il peut ensuite l’ouvrir sur le Cloud (sur Office Online, en l’occurrence), puis l’éditer soit en ligne, soit sous Office 2016. Notez que, pour que le fichier puisse être partagé, il est nécessaire de l’enregistrer dans OneDrive.

Image 6 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Trier les mails automatiquement dans Outlook

Tout comme Word, le logiciel Outlook hérite d’une fonctionnalité déjà accessible sur son homologue en ligne, Outlook.com. On y profite en effet d’une nouvelle option qui permet de trier ses mails de manière automatique et intelligente (intitulée Pêle-mêle, ou Clutter en version originale). Cette fonction permet de trier automatiquement les messages que le logiciel va juger à priorité faible : ceux que vous avez pour habitude de ne pas lire, comme les mailing-lists par exemple. Bien évidemment, il ne les effacera pas pour autant, mais les placera simplement dans un répertoire intitulé Pêle-mêle. Cette fonction de tri est autodidacte : elle s’améliore au fil des jours en fonction de vos habitudes de consultations de la messagerie.

Image 7 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Power Query s’intègre directement à Excel

Excel s’enrichit de quelques fonctionnalités intéressantes, comme l’utilisation d’une représentation de données en mode « rayons de soleil ». Mais la nouveauté la plus pertinente reste sans nul doute que les outils de Power Query font désormais partie intégrante de Microsoft Excel : il n’est donc plus besoin de les charger séparément. Pour mémoire, Power Query est un puissant outil d’analyse et de représentation graphique des données. Il inclut par exemple Power Map, qui est capable d’interpréter des données et de les représenter sur une mappe monde. De quoi créer des représentations inédites de ses données en fonction des lieux concernés, en quelques minutes seulement.

Image 8 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Microsoft’s Sway : le nouveau né des logiciels Office

Bien qu’il s’agisse d’un service en ligne, Swayfait partie d’Office 2016 (c’est du moins comme cela que Microsoft le présente). Il s’agit à l’origine d’un service en ligne, qui tend à se substituer à PowerPoint dans certains cas. Sway s’est depuis décliner en une application gratuite, accessible depuis le Windows Store. Cet outil permet de créer une présentation ou un mini site Web, par simple glisser/déposer. Le service se charge d’héberger le mini site en question. Quelques minutes sont nécessaires à sa prise en main, mais le service est finalement très rapide à appréhender. Grâce à lui, on peut intégrer du texte ou des images aux présentations, mais aussi des vidéos ou des tweets. Et il est même possible de sortir des sentiers battus en ajouter son propre code Web. Au final, on obtient une page Web que l’on peut éditer ou rééditer à loisir et que l’on peut facilement partager avec ses contacts via Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, ou via un simple lien HTTPS.

Image 9 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

À chaque application ses couleurs

C’est un changement mineur, il faut bien l’avouer, mais l’interface de tous les logiciels de la suite Office a un peu changé. C’est surtout au niveau de la colorimétrie que tout se joue, puisque chaque application dispose désormais de son propre bandeau coloré : bleu pour Word, vert pour Excel, orange pour PowerPoint, violet pour OneNote, etc. Un bon moyen pour s’y retrouver plus facilement lorsque plusieurs applications Office sont lancées en même temps.
Notez enfin que, comme dans l’édition d’Office 2013, il est possible de basculer immédiatement d’un environnement classique à un affichage plus approprié au tactile. Pour cela, cliquez simplement sur la petite icône située en haut à gauche de l’interface (non loin de l’icône d’enregistrement).

Image 10 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Du PC au Mac, (presque) aucune différence

La version Mac OS X d’Office 2016, qui était déjà accessible aux souscripteurs d’Office 365 depuis juillet 2015, égale presque son homologue PC en termes d’interface et de fonctionnalités. Il était donc temps de lui donner un petit coup de lifting, puisqu’elle n’avait pas été mise à jour à depuis presque cinq années. Et c’est désormais chose faite, puisqu’Office 2016 pour Mac profite d’un environnement très proche de celui de la version PC et, à quelques exceptions près, des mêmes fonctionnalités. On peut donc également partager ses documents et les éditer en temps réel avec d’autres personnes, trier automatiquement les mails (fonction Pêle-mêle), etc. Si l’on constate néanmoins qu’Office 2016 ne dispose d’aucun outil Rechercher (Tell me), on peut raisonnablement espérer que Microsoft l’inclura prochainement à l’édition Mac, comme l’éditeur l’a fait avec la fonctionnalité Clutter (celle-ci ayant été ajoutée un mois après la sortie d’Office 2016 sous Office 365).

Image 11 : Les grandes nouveautés d'Office 2016

Et les applications mobiles, dans tout ça ?

La suite Office, accessible depuis longtemps sur Windows Phone, s’est plus récemment déclinée sur d’autres plates-formes mobiles : iOS et Android. On y profite des mêmes applications, ou presque. On y retrouve donc Excel, Word, PowerPoint, Outlook ou encore OneNote. Sont absents des logiciels comme Access ou Publisher, que l’on aurait de toute façon mal vus s’adapter à des appareils tactiles et de petites tailles.
Mais la suite Office existe également sous forme d’applications universelles, téléchargeables depuis le Windows Store. À terme, ces applications seront totalement identiques sur tous les appareils dotés d’un système d’exploitation Microsoft. On devrait donc retrouver la même interface sur son PC (sous Windows 10), sa tablette (sous Windows 10 ou Windows 10 Mobile pour les tablettes de petite taille), ou son smartphone (sous Windows 10 Mobile uniquement).
Sans égaler les différents logiciels de la suite Office 2016, les applications Office du Windows Store permettent de consulter dans de bonnes conditions tout type de document, de tableau ou de présentation. Il est également possible de les enregistrer et de les partager, mais aussi et surtout de les éditer assez rapidement, même si les possibilités de ces applications sont loin d’égaler celles de la version « client riche ».