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Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Image 1 : Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Nouvelle interface


La sortie de la Technical Preview d’Office 2010 a permis pour la première fois à Microsoft de dévoiler les applications d’Office 2010. Seront uniquement incluses dans cette preview les applications bureautiques et non les applications web – qui devraient bénéficier de leur propre preview sur le service Live dès le mois d’août prochain. Malgré l’absence des applications web et de la preview du prochain SharePoint Server qui pour le moment rend inutilisables les outils de travail collaboratif d’Office, la suite bureautique dispose d’outils améliorés et inédits ainsi que d’un nouveau design.

Toutes les applications d’Office 2010 bénéficient d’une interface « fluide » avec un ruban qui remplace le menu et la barre d’outils. Le design diffère légèrement de celui d’Office 2007. Par exemple, le bouton Office situé à côté des onglets du ruban permet d’accéder aux options d’un menu masqué. Le design est généralement plus net et épuré, et si l’arrière-plan blanc est trop fade et ennuyeux à votre goût, les options dont dispose la Technical Preview révèlent que deux designs différents seront disponibles sur la version finale.

Image 2 : Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Créez votre propre ruban


Si le ruban d’Office ne vous convient pas et même s’il est impossible de le remplacer par un menu et une barre d’outils, vous aurez la possibilité de personnaliser non plus uniquement la barre d’outils d’accès rapide, mais le ruban dans son intégralité. Vous pourrez ajouter ou supprimer des commandes sur n’importe quel onglet, de sorte que si vous souhaitez mettre le bouton « Grammaire et Orthographe » de Word ou l’option d’insertion d’un diagramme d’Excel sous l’onglet « Accueil », au lieu de les avoir respectivement sous « Révision » et « Insertion », vous pourrez le faire (vous devrez préalablement vous débarrasser de boutons dont vous ne vous servez pas dans l’onglet « Accueil » pour leur faire de la place).

Vous pourrez aussi créer un nouvel onglet avec toutes les commandes dont vous avez besoin quotidiennement, en rajoutant les titres et icônes qui rendent le ruban si facile d’utilisation. Il est également possible de réduire les onglets du ruban via une flèche, bien qu’il fût déjà possible de le faire en double-cliquant sur le nom des onglets eux-mêmes.

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Le ruban dans Outlook


L’absence de ruban dans certaines applications d’Office 2007 s’explique par le manque de temps de Microsoft à définir les emplacements des commandes. Ces deux dernières années, la société a analysé le problème et a choisi d’ajouter plusieurs onglets « Accueil » à Outlook, respectivement au Courrier, au Calendrier, aux Contacts, aux Tâches et aux Notes. Grâce à eux et aux onglets « Envoyer/Recevoir », « Dossier » et « Affichage », vous aurez accès à toutes les commandes dont vous avez besoin quotidiennement.

La nouvelle boîte de dialogue des « Options » du menu masqué contient toutes les options de configuration avancées, classées intelligemment plutôt que dispersées dans une demi-douzaine de boîtes de dialogue à onglets multiples. Il vous faudra certes un peu de temps pour assimiler les nouveaux emplacements de ces onglets, mais vous verrez qu’ils ont été placés de façon logique.

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Nouveau mail sous Windows 7

Outlook 2010 exploite presque toutes les fonctionnalités de la nouvelle barre de tâches de Windows 7. Il vous propose des options pour créer de nouveaux e-mails, ajouter des contacts, planifier des rendez-vous ou des tâches via les différents liens de la barre de tâches. A la réception d’un nouveau message, une enveloppe se superpose à l’icône Outlook de la barre de tâches. L’icône de l’espace de notification devient donc superflue à ce moment-là mais nécessaire en cas de problème réseau pour vous prévenir de l’arrivée de messages d’alerte. 

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Affichage conversation d’Outlook

L’Affichage Conversation d’Outlook n’est pas nouveau, mais cette version inédite est beaucoup plus aboutie. Il réduit vos messages multiples en un, et ouvre le fil de la conversation en un clic. Si votre boîte de réception est remplie de plusieurs fils de la même conversation, la lecture devient beaucoup plus simple.

Si la conversation devient sans intérêt ou inutile, vous pourrez cliquer droit et ignorer les fils en question ou la conversation dans son intégralité. L’Affichage Conversation fusionne également les messages qui ont le même objet, même s’ils ne font pas partie de la même conversation. Vous pouvez donc fusionner les notifications, newsletters, commentaires sur vos articles de blog et ainsi de suite en un seul message.

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Outlook et ses “Quick Steps”


Les Quick Steps de Microsoft Outlook vous permettent d’effectuer des tâches nécessitant des suites d’actions en un seul clic. Microsoft propose une liste de Quick Steps par défaut, mais vous pourrez les personnaliser ou en ajouter si par exemple celles des e-mails collectifs ou des réunions ne vous sont pas utiles. Pour modifier les Quick Steps, allez dans « Options » et sélectionnez « Modifier » (ou en cliquez droit sur la Quick Step en question).

Pour en créer une nouvelle, vous devrez utiliser le menu déroulant à côté de l’icône des Quick Steps sur le ruban. Si vous sélectionnez une Quick Step standard, vous aurez simplement cette boîte de dialogue, mais si vous sélectionnez « Personnaliser », vous verrez apparaître une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez sélectionner autant d’actions que vous le souhaitez. Une Quick Step pourrait donc envoyer automatiquement une réponse, planifier une réunion, ouvrir un pense-bête, et classer le message d’origine, le tout en un seul clic.

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Contacts suggérés dans Outlook

Si vous jetez un œil à vos contacts dans Outlook 2010, vous y apercevrez un nouveau dossier de contacts suggérés. Il correspond à une liste de toutes les personnes auxquelles vous avez envoyé un e-mail ou qui vous ont écrit et qui ne font pas partie de vos contacts. Lorsque vous saisirez le nom du destinataire, Outlook vérifiera si l’adresse ne se trouve pas déjà dans cette liste. Vous pourrez aussi faire glisser les adresses à partir de ce dossier jusqu’au dossier principal de vos contacts si vous le souhaitez.

Cette fonctionnalité est beaucoup moins dérangeante que l’ajout de chaque nouvel e-mail à vos contacts et devrait vous éviter d’avoir à chercher dans votre boîte de réception pour retrouver manuellement l’adresse en question. Mais attention à la casse : Outlook considère [email protected] et [email protected] comme deux contacts distincts.

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Aperçu du copier-coller

Le « copier-coller » est une fonctionnalité que les utilisateurs emploient très souvent dans Outlook. Et juste après avoir collé, ce qu’on a le plus tendance à faire, c’est d’annuler. Le problème est souvent lié au formatage que l’on peut modifier dans Office via le bouton des options « copier-coller », une option qui existe déjà depuis longtemps mais qui ne semble pas être très connue. A présent, Office 2010 la rend plus visible grâce au « SmartTip » qui s’affiche dès que vous collez quelque chose : il répertorie les différents formats sous lesquels vous pouvez coller le document.

Les formats sont représentés sous forme d’icônes plutôt que d’une liste d’options, il n’est donc pas évident de savoir à quel format elles sont associées. Cependant, vous pourrez vous en faire une idée en passant la souris sur chaque icône pour obtenir un aperçu instantané de votre document, au lieu de les essayer tour à tour. Ce qui représente un réel gain de temps. Une autre option pour obtenir un aperçu avant de coller consiste à cliquer sur l’option « coller » dans le menu déroulant de l’onglet « Accueil » présent dans presque toutes les applications d’Office.

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WordArt remplacé par des effets visuels

Vous souhaitez ajouter un titre original à votre document ? Oubliez le WordArt poussiéreux au style tape-à-l’œil et aux graphismes 3D vieillots. Même si le bouton WordArt existe toujours sous l’onglet « Insertion », les modèles sont simplement des versions préétablies des nouveaux effets visuels – auxquels vous pouvez accéder via le caractère bleu clair dans l’onglet « Accueil ».

Bien qu’il existe des commandes préétablies utilisables immédiatement, des options individuelles sont disponibles plus bas pour ajouter des contours, des ombres, faire briller, refléter, biseauter, et ainsi affiner l’effet recherché. Ces commandes sont les mêmes que celles des cadres d’image, des vidéos, des formes et de SmartArt. Il est donc désormais possible d’obtenir un design cohérent avec les styles de texte.

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Effets graphiques dans Word

Word, PowerPoint, Excel, et Outlook bénéficient d’outils de modification basiques mais utiles – insérer ou sélectionner une image pour la rendre plus nette ou plus floue et changer la luminosité et le contraste en choisissant parmi une série de réglages, tous disposant d’un aperçu instantané. Avec le volet de navigation, vous pourrez coloriser les images ou utiliser les effets graphiques, qui sont principalement des options d’effets naturels permettant de transformer une photo en aquarelle, en dessin au crayon ou en collage, une manière très efficace de transformer les photos en illustrations.

Si vous souhaitez enlever une personne ou un objet de l’arrière-plan, un outil de suppression d’arrière-plan le fera pour vous – pratique même sur les images complexes puisque vous pourrez également corriger l’image vous-même en sélectionnant les zones à conserver ou à enlever.

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Volet de navigation Word

Le nouveau volet de navigation associe le gestionnaire d’idées Word au mode plan, vous permettant de feuilleter un long document via des vignettes ou la liste des titres de chaque section. Vous pourrez faire glisser des sections dans le volet et les déplacer dans le document. C’est également le nouveau moyen de faire une recherche dans votre document, et là encore vous pourrez voir les résultats surlignés, sous forme de vignettes avec les mots recherchés surlignés dans la vignette et dans le document, ou sous forme d’extraits étayés par un contexte.

La recherche est rapide et les correspondances apparaissent durant la saisie. La méthode est plutôt efficace pour des recherches d’ordre général, mais les options de réglage de recherche qui se trouvent dans le menu déroulant rendent l’opération beaucoup moins commode par rapport aux options de l’ancienne boîte de dialogue « Rechercher et Remplacer » (qu’il est toujours possible d’utiliser).

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Nouveaux schémas SmartArt dans Word

Les outils présents dans SmartArt permettent de créer des schémas dans Word et Powerpoint avec diverses possibilités de mise en page, en ajoutant des organigrammes et des diagrammes sous format texte et image. Il existe des dizaines de nouveaux diagrammes SmartArt dans Office 2010 et beaucoup d’entre eux sont destinés à présenter aussi bien des images que du texte, ainsi qu’une toute nouvelle catégorie, celle des « Photos ».

Cliquez sur le bouton SmartArt sous l’onglet « Insertion », sélectionnez le style de diagramme, ensuite insérez les étiquettes et sélectionnez les images qui correspondent à chaque élément auquel vous pourrez ensuite appliquer et redimensionner tous les effets visuels d’Office. Vous pouvez également insérer une image et la convertir dans SmartArt afin qu’elle devienne la base du diagramme pour ensuite lui appliquer les effets. SmartArt fonctionne de la même façon que sous Office 2007, mais sa nouvelle mise en page le rend bien plus pratique.

Image 11 : Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Mise en page des Images PowerPoint

SmartArt se cache aussi derrière la nouvelle option de mise en page (mixte) de Powerpoint, même si l’appellation SmartArt n’est pas utilisée dans ce cas précis. Ces types de mise en page SmartArt, comme la liste de photos Snapshot, sont destinées à mettre l’accent sur les images plutôt que les bribes de texte. Lorsque vous appliquez un style de mise en page à une image, elle est redimensionnée et positionnée sur la page. Si vous ajoutez d’autres images, PowerPoint les redimensionne et les place également de façon à ce qu’elles s’assemblent.

Commencez par la première image en lui ajoutant une légende, cliquez sur Entrée pour importer une nouvelle image et un paramètre fictif pour une légende. Vous pouvez très facilement remplacer une image par une autre, changer la mise en page de l’image pour voir ce qui convient le mieux, et appliquer les options de formatage comme la 3D, la brillance, les ombres, et les reflets.

Image 12 : Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Les coulisses de Powerpoint

Le Backstage, selon Chris Adams, chef de produit chez Office, permet de « contrôler les éléments qui se cachent derrière votre document ». Plusieurs éléments identiques sont présents dans diverses applications, comme une série de réglages avancés et un aperçu avant impression. Si vous choisissez cinq pages spécifiques à imprimer parmi les 15 que compte le document, vous pourrez donc contrôler que ce sont bien ces pages qui seront imprimées.

D’autres en revanche sont spécifiques au programme. Word dispose d’une option pour publier le document sous forme d’article de blog (avec des réglages pour Blogger, TypePad, WordPress et Live Spaces), Publisher agrémente le document d’images et de polices modifiables à partir d’un autre PC, et PowerPoint bénéficie d’options pour enregistrer les documents sur un CD ou sauvegarder une vidéo de présentation. L’outil de diffusion en direct (Live Broadcast) n’est pas disponible ici car vous ne diffusez pas la présentation à cet instant – vous l’hébergez simplement sur le service PowerPoint Live et la retransmettez sur le navigateur web des personnes auxquelles vous avez envoyé un lien.

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Trucages vidéo PowerPoint

PowerPoint dispose aujourd’hui d’outils de montage vidéo simples et efficaces. Vous pourrez écourter une vidéo en indiquant son point de départ et sa fin (et réduire son poids en la rognant), la coloriser, modifier sa luminosité et son contraste. Si l’arrière-plan de la vidéo est uniforme, vous pouvez le régler sur un niveau de transparence parmi les couleurs de l’arrière-plan. Vous pouvez rajouter un cadre ou des ombres, des contours adoucis, des effets de brillance ou la rogner, lui donner un aspect 3D, ou créer une réflexion à partir de la vidéo de fond diffusée en direct. Là encore il s’agit d’effets applicables également à d’autres éléments, permettant de rendre le tout cohérent.

PowerPoint supporte beaucoup plus de formats vidéo que l’ancienne version, y compris les formats Flash et MPEG-4, les codecs prédéfinis vous permettant de les ajouter à vos présentations. Vous pourrez même embarquer une vidéo en streaming à partir de YouTube ou d’un autre site de partage.

Image 16 : Office 2010 : 20 fonctionnalités inédites

Excel Sparklines

La majorité des nouvelles fonctionnalités d’Excel porte sur la visualisation des données afin d’obtenir une meilleur compréhension du document. Les Sparklines sont des mini-graphiques que vous pouvez insérer dans une cellule si votre table des illustrations est importante. Plutôt que de créer un graphique reprenant toutes les figures et qui sera placé ailleurs que sur la feuille de calcul, il est possible d’ajouter un histogramme ou un graphique de tendance dans la dernière ligne ou la dernière colonne de la feuille. Vous pourrez ainsi obtenir un aperçu direct de tous les chiffres.

Les tableaux croisés dynamiques (PivotTables) constituent le meilleur moyen d’explorer en détail la feuille de calcul, mais ils ne sont pas faciles à utiliser. Les rapports de graphique croisé dynamique (PivotCharts) sont beaucoup plus pratiques : ce sont des tableaux interactifs bénéficiant de menus déroulants afin de modifier la partie des données que vous insérez dans le graphique. Un nouvel outil baptisé Slicers rend encore plus facile la segmentation entre PivotTables et PivotCharts afin de comparer les différents affichages de l’information sur une même feuille de calcul. Ces outils sont destinés aux professionnels mais deviennent de plus en plus accessibles. Que vous analysiez des références, des résultats sportifs ou autres à données multiples, nul besoin d’avoir un doctorat pour les comprendre.

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Le filtre d’Excel

Excel n’est pas une base de données, mais c’est en tant que telle que nous l’utilisons dans la majorité des cas : faire une liste de nos dépenses, de nos livres, bouteilles de vin, et de tout autre chose qu’il est commode d’enregistrer dans une grande feuille de calcul. Mais une fois que nous disposons de cette longue liste d’éléments différents, il est préférable de la filtrer. Vous voulez voir les livres d’un auteur en particulier ? Un filtre vous permet de le faire. Mais si pour retrouver le nom de l’auteur vous devez chercher parmi une liste de cent écrivains, autant rechercher directement le nom dans la feuille de calcul. Une fois de plus, le nouveau filtre vous simplifie la vie.

En cliquant sur le menu déroulant vous aurez accès aux en-têtes des cellules de la feuille, et au lieu de faire défiler toute la liste pour retrouver le nom que vous cherchez ou que vous souhaitez masquer, vous n’aurez qu’à saisir le nom dans la boîte de recherche. Les filtres d’Excel 2007 bénéficiaient d’une option de recherche, mais elle était masquée par un menu défilant et une boîte de dialogue. Dans cette nouvelle version d’Excel, l’option de recherche du filtre est là ou vous voulez qu’elle soit.

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Traduction des documents

Il ne remplace pas l’apprentissage d’une langue, mais l’outil de traduction d’Office est bien pratique pour comprendre l’essentiel des documents ou traduire des phrases dans une autre langue. Vous pouvez traduire un document dans son intégralité sur le navigateur, traduire une partie d’un texte dans la fenêtre de recherche, ou utiliser le nouveau mini-traducteur de textes qui se trouve dans le document.

Les outils se trouvent sous l’onglet « Review » de Word, PowerPoint,  et Excel, ainsi que sous l’onglet « Message » d’Outlook (bien que Word soit le seul à disposer des trois outils). Sélectionnez une langue et un mot ou une phrase à traduire (pour les mots isolés, le dictionnaire vous proposera la définition, les conseils grammaticaux, et les synonymes). De nombreuses langues sont disponibles sous Office, y compris celles qui s’écrivent de droite à gauche.

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Partage via OneNote

OneNote est présent dans toutes les versions d’Office et Microsoft y a ajouté plusieurs fonctions pour le partage de bloc-notes. OneNote met en gras les pages du bloc-notes que vous n’avez pas lues, tout comme Outlook met en gras les messages que vous n’avez pas ouverts. Cependant l’outil ne s’avère pas être d’une grande utilité si vous êtes la seule personne à utiliser votre bloc-notes. En fait, c’est un peu déconcertant d’avoir accès au même bloc-notes sur plusieurs ordinateurs.

Mais lorsqu’il s’agit de collaboration avec d’autres personnes ou d’accéder à des informations centralisées (imaginez obtenir des informations sur la manière de changer le numéro de compte sur lequel votre salaire est versé ou de pouvoir réserver une salle de réunion sur votre lieu de travail via le bloc-notes OneNote), il devient plus facile de voir les nouveautés ou les modifications auxquels vous devez jeter un œil. 

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Effectuer une recherche dans OneNote

OneNote a toujours bénéficié d’un outil de recherche plutôt efficace, mais il n’était pas particulièrement rapide et ne permettait pas d’afficher plusieurs correspondances sur une même page. Aujourd’hui vous pouvez accéder aux correspondances durant la saisie, et visualiser les pages sur lesquelles vous avez travaillé le plus récemment en tête de liste, suivies des pages dont le titre correspond à la recherche, et enfin des pages dont le contenu correspond. Si la première correspondance du mot dans une page n’est pas celle que vous recherchiez, une nouvelle option de recherche dans cette page vous liste toutes les correspondances suivantes du mot (là encore surlignées).

Dans OneNote, une nouvelle option d’archivage rapide vous aide également à trouver ce dont vous avez besoin dans OneNote. Lorsque vous utilisez l’option d’envoi vers OneNote à partir de votre navigateur ou de votre pilote d’imprimante OneNote (qu’Office définit malheureusement comme imprimante par défaut), une nouvelle boîte de dialogue apparaît vous demandant quel bloc-notes vous souhaitez sélectionner, en partant des bloc-notes utilisés le plus récemment suivis d’une liste parmi laquelle il est possible de faire une recherche par saisie plutôt que de la faire défiler. Ce sont des petites améliorations de la sorte qui ont permis à OneNote de devenir encore plus pratique.