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15 trucs et astuces pour bien maitriser word

word trucs et astuces

Vous avez commencé à écrire votre document, voici quelques astuces pour pallier rapidement quelques désagréments en cours de frappe. Précisons que ce dossier a été réalisé avec Word 2019. Cependant ceux qui sont équipés d’Office 365 devraient s’y retrouver facilement.

Word : remplacer un mot

Après avoir écrit plusieurs dizaines de pages, vous vous apercevez que vous avez mal orthographié un terme récurrent. Inutile de relire intégralement votre texte. Une recherche et un remplacement automatiques sont possibles.

Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Rechercher tout à droite. Dans le volet de Navigation qui s’ouvre à gauche, saisissez le terme inapproprié que vous souhaitez remplacer. Dès que Word aura trouvé une première occurrence, il la surlignera en jaune. Cliquez ensuite sur Remplacer. Dans la fenêtre Rechercher et remplacer indiquez dans le champ Remplacer par le nouveau terme à employer dans votre document. Pressez sur le bouton Remplacer pour une action unique, ou Rechercher suivant si vous avez utilisé le mot incriminé plusieurs fois ou bien Remplacer tout pour un balayage intégral du document avec un remplacement automatique. Pour ce dernier choix, une boîte de dialogue indique que la vérification est terminée et le nombre de remplacements effectués. Fermez la fenêtre de navigation et enregistrez votre document.

Word : guillemets anglais ou français

Dans la version de Word que vous utilisez, les guillemets apparaissent en chevrons doubles, appelés guillemets français et vous souhaiteriez plutôt afficher leur équivalent anglais en forme de virgules.

Cliquez sur l’Onglet Fichier, sélectionnez Options. Dans la boîte Options Word qui s’ouvre, sélectionnez le menu Vérification sur la gauche. Sur la droite, sous la partie Options de correction automatique, cliquez sur le bouton du même nom. Dans la boîte Correction orthographique : Français (France) qui s’ouvre, allez sous l’onglet Lors de la Frappe et dans le groupe Remplacer, décochez la ligne qui commence par Guillemets pour effectuer votre changement (à l’inverse, cochez pour passer des guillemets anglais à français).

Image 1 : 15 trucs et astuces pour bien maitriser word

Si vous souhaitez utiliser les guillemets anglais ponctuellement, vous pouvez aussi vous contenter des raccourcis clavier Alt 0147 pour ouvrir et Alt 0148 pour fermer la version anglaise.

Vérification et Correction automatique de Word

Word souligne en rouge les fautes d’orthographe et d’un double trait bleu les fautes de grammaire qu’il détecte. C’est parfois insupportable quand vous tapez des termes (des noms propres par exemple) qui ne figurent pas dans le dictionnaire de Word. Si vous souhaitez désactiver momentanément la vérification orthographique, allez sous l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte Options Word qui s’ouvre, sélectionnez la ligne Vérification à gauche. Sous la partie Pendant la correction orthographique et grammaticale dans Word, décochez la ligne Vérifiez l’orthographe au cours de la frappe.

Word ne s’arrête pas à la simple vérification orthographique. Il effectue également des corrections de façon automatique. Si vous débutez une phrase par une minuscule par exemple, il rectifiera instantanément le tir en la remplaçant par une majuscule. Si vous souhaitez vous passez de cette correction orthographique, ouvrez à nouveau la boîte Options Word.

Dans Vérification, pressez sur le bouton Options de correction automatique. Dans la boîte Correction orthographique : Français (France) qui s’ouvre, sous l’onglet Correction automatique, décochez la ligne Utiliser automatiquement les suggestions du vérificateur d’orthographe.

Supprimer les liens hypertexte dans Word

Par défaut, Word reconnaît et active automatiquement les url présentées sous la forme www.nomdusite.extension. Elles s’affichent en lettres bleues soulignées et on peut d’un clic de souris, en pressant simultanément la touche ctrl ouvrir l’adresse indiquée depuis votre document Word dans le navigateur. Il est bien entendu possible de désactiver cette reconnaissance automatique, si vous la jugez inesthétique ou que votre document est destiné à l’impression.
Pour cela, reprenez le même chemin que précédemment pour remplacer les guillemets : Fichier / Options / Vérification / Correction automatique.  Dans la boîte de correction, allez sous l’onglet Lors de la frappe et dans le groupe Remplacer, décochez la ligne Adresses Internet et réseau par des liens hypertextes.

Pour supprimer un hyperlien déjà affiché dans votre document, sélectionnez l’url et effectuez un clic droit. Dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur Modifier le lien hypertexte. Dans la boîte du même nom qui s’ouvre, cliquez sur Supprimer le lien tout en bas à droite.

Word : changer une police

Au sein de votre document Word, vous avez fait appel à plusieurs polices de caractères pour différencier certains paragraphes, par exemple. Vous souhaitez modifier l’une des polices de caractère et la remplacer par une autre sans toucher au reste du document ? La fonction Rechercher et Remplacer utilisée pour les mots précédemment, vous permet de réaliser cette manipulation en quelques clics. Une seule exception est à noter. Si vous avez utilisé un modèle présent dans le volet Styles, pour certains éléments de votre document, la police utilisée dans ce modèle ne pourra pas être modifiée de cette façon.

Sous l’onglet Accueil, derrière la ligne Rechercher sur la droite, cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas, et sélectionnez Recherche avancée. Vous pouvez également appeler la boîte de dialogue Recherche et remplacer qui s’affiche d’un simple raccourci Ctrl+H.

Dans cette boîte, vérifiez que les champs Rechercher et Remplacer par sont vides. Ensuite, si cela s’avère nécessaire, cliquez sur le bouton Plus >> pour faire apparaître le bouton Format.
Cliquez sur l’onglet Rechercher puis sur Format et choisissez l’option Police.

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez dans la liste Police (ou saisissez) celle que vous souhaitez remplacer, sans toucher aux autres champs, puis validez par OK.

Vous avez normalement basculé automatiquement sous l’onglet Remplacer. Positionnez votre curseur dans le champ vide Remplacer par, puis ouvrez à nouveau Format/Police. Indiquez dans la liste Police, celle que vous souhaitez désormais utiliser en remplacement, sans toucher aux autres listes.

Image 2 : 15 trucs et astuces pour bien maitriser word

Cliquez enfin sur le bouton Remplacer tout.  Fermez la boîte de dialogue qui indique que la vérification est terminée en cliquant sur OK. Puis cliquez sur le bouton Fermer de la boîte Rechercher et remplacer. Les modifications sont faites.

Faire des calculs dans Word

Le calcul mental n’est pas votre fort et vous avez besoin, en cours de frappe, de réaliser une opération pour compléter votre texte, qu’il s’agisse d’une addition, d’une soustraction, d’une multiplication ou d’une division ? Inutile d’ouvrir la calculatrice, un simple raccourci est là pour vous venir en aide.

Placez votre curseur à l’endroit où le résultat doit être affiché et appuyez sur les touches Ctrl + F9. Dans la parenthèse qui s’affiche, tapez le signe =. Insérez votre opération (2321 -982, par exemple). Pressez la touche F9 et votre résultat s’affiche. Pour une multiplication, utilisez le caractère * et pour une division le caractère /.

Word : ajouter un effet à un texte

Un texte n’est pas seulement constitué de mots, c’est aussi une présentation qui donnera envie de le lire. Pour aérer votre document, vous pouvez faire appel aux listes à puces, mais vous pouvez aussi aller plus loin en soignant l’aspect de vos paragraphes ou en créant un sommaire.

Pour accentuer les différents niveaux de lecture, vous pouvez appliquer une trame de fond colorée, par exemple, à vos paragraphes.

Sélectionnez d’un clic de souris le texte de votre paragraphe. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur l’icône Trame de fond. Dans Couleurs du thème choisissez la nuance qui vous convient – optez plutôt pour du clair pour que le texte reste bien lisible. Enregistrez votre document s’il vous satisfait. Si vous ne trouvez pas la couleur de votre choix, vous pouvez aussi opter pour Couleurs standard, ou Couleurs pour créer votre propre nuance.

A la différence du surlignage, la trame de fond offre un choix de couleurs beaucoup plus vaste et si vous basculez vers un autre Thème que celui par défaut appelé Office (sous l’onglet Conception), vous conservez vos trames de fond.

Créer un sommaire automatique dans Word

Pour aiguiller directement celui qui lira votre document vers un contenu susceptible de l’intéresser, créez une table des matières.

En préalable à la création d’une table des matières, il est impératif d’appliquer un style de type « Titre » aux titres et sous-titres de votre document. Sous l’onglet Accueil, sélectionner avec votre souris votre premier titre puis dans le groupe Styles, sélectionner la mise en forme Titre 1. Répétez l’opération sur tous vos titres principaux. Si la police et la couleur ne vous conviennent pas, vous pouvez les changer manuellement sur l’un de vos titres. Positionnez ensuite le curseur de votre souris dans le Style Titre 1, faites un clic droit et sélectionnez Mettre à jour Titre 1 pour que vos choix personnels s’appliquent à l’ensemble des titres de votre document. Répétez cette opération sur tous vos sous-titres en leur affectant la mise en forme Titre 2 dans le groupe Styles.

Il est temps de créer votre sommaire automatique. Positionnez le curseur de votre souris en amont de votre texte, si vous souhaitez que le sommaire constitue l’ouverture de votre document.

Allez sous l’onglet Références, et dans le groupe Table des matières, cliquez sur le menu du même nom. Sélectionnez Table des matières personnalisée. Dans la boîte qui s’ouvre, cliquez sur Formats pour accéder à différents styles de sommaire. Sélectionnez celui de votre choix, par exemple Soigné. Vous disposez d’un Aperçu. Cliquez OK pour valider. Magique, Votre sommaire s’affiche en tête de votre document Word, avec les numéros de page se rapportant à chaque titres et sous-titres.

Si après avoir créé le sommaire, vous ajoutez du contenu supplémentaire susceptible de modifier la numérotation des pages ou que vous décidez de changer des intitulés, pensez à effectuer une mise à jour. Retournez sous l’onglet Références et dans le groupe Table des Matières, cliquez sur la ligne Mettre à jour la table. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cochez la ligne Mettre à jour les numéros de page uniquement ou Mettre à jour toute la table.

Souligner en discontinu dans Word

Pour souligner un texte, il suffit de le sélectionner, puis sous le menu Accueil dans le groupe Police, de cliquer sur le S souligné. Mais comment faire en sorte que ce soulignement soit discontinu, c’est à dire qu’il s’interrompe entre chaque mot ?

Lorsque vous appliquez le soulignement en cliquant sur le S souligné, une petite flèche apparaît. Cliquez dessus et dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez Autres soulignements.

Dans la Boîte de dialogue Police qui s’ouvre, sous l’onglet Police, style et attributs, ouvrez le menu Soulignement et sélectionnez Mots. Validez par OK.  Les espaces vides ne sont plus soulignés.

Ajuster le retrait et l’espacement dans Word

Pour mettre en forme un paragraphe, vous pouvez appliquer une trame de fond, mais vous pouvez aussi jouer sur les retraits et espacements.

Sous l’onglet Accueil, cliquez en bas à droite de le groupe Paragraphe sur l’icône avec une flèche qui pointe vers le bas. Dans la boîte de dialogue Paragraphe, allez sous l’onglet Retrait et espacement. Pour tous les changements que vous réaliserez, un Aperçu de vos choix s’affiche au bas de la boîte.

Dans Général/Alignement, vous pouvez opter pour un texte Centré ou Justifié (texte aligné à gauche et à droite), par exemple. Dans Retrait, vous pouvez dans la partie Gauche, passer de 0 à 1 cm pour mettre votre paragraphe en retrait du reste du texte. Dans Spécial, si vous optez pour Première ligne, celle-ci sera décalée vers la droite. 

Dans la partie Espacement, vous pouvez ajuster l’espace entre votre paragraphe et le reste du texte de votre document, Avant le paragraphe ou Après. Vous pouvez aussi opter pour une Interligne Simple ou Double.

Image 3 : 15 trucs et astuces pour bien maitriser word

Pour sauvegarder ces paramètres, cliquez sur le bouton Définir par défaut. Choisissez un enregistrement pour Ce document seulement ou Tous les documents basés sur le modèle Normal (le modèle utilisé ici).

Une fois votre texte écrit et mis en forme, pensez à insérer quelques photos en prenant garde à de pas alourdir votre document et en faisant appel à quelques astuces esthétiques.

Word : ajouter une image et la compresser

Pour insérer une image stockée dans votre ordinateur dans un document Word, sous l’onglet Insertion, cliquez dans le groupe Illustrations sur l’icône Image, puis sur Insérez une image à partir de… Cet appareil.

Une fois votre image insérée dans le document, l’onglet Format de l’image s’ouvre automatiquement. Dans le groupe Ajuster, cliquez sur Compresser les images. Dans la boîte de dialogue du même nom, dans les Options de compression, sélectionnez Appliquer à l’image sélectionnée uniquement si vous ne voulez pas que votre choix s’applique à toutes les images. Dans Résolution, cochez la mieux adaptée, par exemple Web (150 ppp), cequi est amplement suffisant. Vous pouvez sinon cocher Utiliser la résolution par défaut si vous préférez définir celle-ci vous-même. Pour cela, rendez-vous sous l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options, Options avancées. Dans la partie Taille et qualité de l’image, vous pouvez choisir à quel document doit s’appliquer votre choix ou s’il doit l’être à tous les nouveaux documents, ainsi qu’une résolution par défaut, de la plus haute à la plus petite, soit 96 ppp.

Word : insérer une image dans un rond

Pour enrichir visuellement un document, vous pouvez plutôt que d’intégrer une image classique au format carte postale, opter pour un format plus original comme un rond ou un triangle.

Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Formes. Choisissez celle de votre choix d’un clic. Positionnez ensuite le curseur de votre souris dans le document à l’endroit ou vous souhaitez intégrer cette forme. En maintenant le clic, faites glisser votre souris pour développer cette forme. Relâchez. Elle s’inscrit dans un cadre que vous pouvez déplacer, redimensionner à volonté.

Cliquez sur votre forme pour la sélectionner. Sous l’onglet Format de forme qui s’affiche, cliquez dans le groupe Styles de formes sur Remplissage puis Image. Insérez une image à partir de votre ordinateur ou depuis une recherche en ligne.

Word : insérer une image et écrire dessus

Vous souhaitez ajouter du texte dans une image pour apporter un niveau de lecture supplémentaire ? Vous pouvez le faire très facilement depuis l’outils Zone de texte.

Une fois votre image insérée, sélectionnez-la d’un clic. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur Zone de texte. Sélectionnez la ligne Dessiner une zone de texte et à l’aide de la souris, cliquez à l’endroit de votre choix dans l’image et, sans relâcher, dessinez le carré ou le rectangle dans lequel vous souhaitez insérer un commentaire. Votre forme créée, vous pouvez modifier sa taille et la déplacer à volonté. Positionnez votre curseur dans le cadre et saisissez votre texte. D’un clic droit, vous pouvez l’éditer pour changer la police, sa taille, sa couleur, celle du surlignage, etc.

Votre texte terminé, sous l’onglet Format de forme, cliquez sur Remplissage/Aucun remplissage, puis sur Contour/Sans contour. C’est terminé vous pouvez enregistrer.

Word : corriger toutes les fautes d’un document

Vous voici dans la dernière ligne droite. Avant de mettre le point final à votre travail, apprenez à maîtriser les outils de correction et d’annotation.

Vous avez la possibilité de corriger l’intégralité d’un document d’une seule passe en vous laissant guider par Word.

Allez sous l’onglet Révision puis cliquez sur l’icône Grammaire et orthographe. Dans la partie Vérification qui s’ouvre sur le côté droit, vous découvrez le premier mot sur lequel Word a tiqué avec comme précision « absent du dictionnaire », par exemple. Word indique ensuite la ou les suggestion(s) à sélectionner d’un clic. La faute sera alors automatiquement corrigée.

Vous pouvez aussi cliquer au préalable sur la flèche pointant vers le bas et ajouter la suggestion à la correction automatique. Si cette dernière est activée et que vous commettez à nouveau cette erreur, elle sera tout de suite rectifiée.

Comment ajouter des commentaires dans Word

Il est possible de commenter en marge de votre document, un mot ou un paragraphe. Si vous partagez ce fichier Word, ces réflexions peuvent elles-mêmes être commentées par vos collaborateurs.

Sélectionnez le texte à commenter. Sous l’onglet Révision, cliquez sur Nouveau commentaire (un clic droit sur la sélection est aussi possible). Dans l’encadré qui s’affiche à droite en marge du texte, saisissez votre annotation. Un collaborateur devra juste cliquer sur le bouton Répondre pour intégrer une remarque. Vous pouvez aussi cliquer sur Résoudre pour griser tous les commentaires et signifier ainsi qu’ils ont été pris en compte, tout en en conservant une trace.

Enfin, dans Révision/Supprimer il est possible d’un seul clic, de Supprimer tous les commentaires du document.