Télétravail : les meilleurs logiciels et services gratuits ou payants pour travailler à distance

Après l’obligation forcée de télétravailler pendant les confinements, certaines entreprises ont conservé ce rythme de travail ou l’ont adapté selon les demandes des salariés. Mais pour vraiment améliorer les conditions de télétravail, il est nécessaire d’optimiser ce nouvel espace numérique. Nous avons pour cela regroupé une sélection d’outils et de services indispensables pour travailler efficacement depuis chez soi.

Le travail à distance s’est imposé pendant les périodes de confinement et s’est finalement révélé être une alternative avantageuse pour les salariés et les entreprises. En effet, les derniers préjugés sur le télétravail ont été balayés et tous ont pu constater que des solutions logicielles existent pour augmenter la productivité tout en restant chez soi. Les réunions peuvent se faire en visioconférence et la collaboration entre les équipes est devenue plus simple avec les documents partagés.

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Crédit : Alterfines – Pixabay / Licence Pixabay

Travailler à distance passe donc par une série d’aménagements non seulement au niveau du rythme de vie, du lieu de travail, mais aussi des obligations personnelles et professionnelles qui doivent cohabiter dans un même espace. Pour votre organisation personnelle, quelques conseils essentiels comme l’aménagement d’un bureau, le choix d’un bon fauteuil ou la mise en place de plages horaires sont à mettre en pratique. Pour votre travail numérique, nous avons regroupé les principaux outils, logiciels et programmes destinés à vous simplifier la vie et vous permettre de travailler au mieux à distance.

Les outils de messagerie instantanée et visioconférence

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Meet
  • Zoom
  • Jitsi

Les outils de stockage en ligne

  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive
  • DropBox

Les solutions pour partager des documents

  • WeTransfer
  • TransferNow
  • SwissTranfer

Les outils de gestion de projets

  • Trello
  • Doodle
  • Atolia

Les outils de messagerie instantanée et de visioconférence

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Impossible de ne pas commencer par l’indétrônable Slack : cette plateforme de collaboration et de gestion de projets permet au sein d’une entreprise d’échanger des fichiers, de discuter en direct avec ses collaborateurs ou encore de travailler en temps réel sur les mêmes données. Cet outil permet d’optimiser et de simplifier la communication entre les collaborateurs en s’affranchissant des mails internes pour l’échange de données et d’informations. Slack intègre aussi des fonctionnalités de visioconférence et, surtout, peut intégrer de nombreux logiciels comme Microsoft 365, Zoom, Google Drive, Asana, Twitter et bien d’autres services. Tous vos outils peuvent ainsi être regroupés dans un espace de travail collaboratif et adapté à vos besoins.

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Microsoft Teams est l’outil idéal pour les entreprises qui ont besoin de rester connectées, de collaborer et de communiquer entre elles. Il s’agit principalement d’un outil de communication par visioconférence pour vos réunions à distance, qui intègre différentes fonctionnalités intéressantes telles que “lever la main”, changer l’arrière-plan, représenter tous les participants dans une salle virtuelle, etc. En plus de proposer un système de chat et de visioconférence, il offre une suite complète de fonctionnalités conçues pour faciliter la synchronisation des informations et des projets. Outre ses puissants outils de collaboration en équipe, Microsoft Teams s’intègre également à d’autres applications populaires telles que SharePoint et OneDrive, et d’autres applications Microsoft, telles que le tableau blanc Microsoft Whiteboard, ou encore la suite bureautique Microsoft 365. Cela permet aux équipes de collaborer plus efficacement ou d’accéder aux documents et aux fichiers stockés dans ces applications directement à partir de l’interface Teams. Toutes les données transférées dans Teams sont cryptées. En outre, vous pouvez contrôler qui a accès aux conversations et aux documents individuels, et limiter les actions que les utilisateurs peuvent entreprendre dans ces conversations ou documents (comme la modification ou la suppression).

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Google Meet est une plateforme de visioconférence gratuite qui permet de connecter jusqu’à 100 personnes en un seul appel vidéo. Contrairement à d’autres services tels que Zoom ou Skype, vous n’avez pas besoin de télécharger de logiciel pour participer à un appel sur Google Meet. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion internet et c’est parti ! Google Meet s’intègre également de manière transparente à d’autres produits de la suite Google, tels que Gmail et Google Agenda, ce qui facilite la planification et la participation aux appels sur la même plateforme. Google Meet comprend plusieurs fonctionnalités qui en font un outil idéal pour une utilisation personnelle ou professionnelle. Grâce à des fonctionnalités telles que le partage d’écran, le chat, les capacités d’enregistrement et le suivi des présences, les utilisateurs disposent de tous les outils nécessaires pour collaborer efficacement sur des projets ou communiquer facilement avec les membres de leur famille ou leurs collègues. En outre, les utilisateurs peuvent profiter des “salles de réunion” qui leur permettent de se diviser en petits groupes lors d’appels plus importants afin de faciliter la communication entre les participants.

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Incontournable depuis les confinements, Zoom est un service gratuit de messagerie instantanée et de visioconférence compatible avec de nombreuses plateformes. Les conférences peuvent accueillir jusqu’à 100 utilisateurs connectés, le tout avec une interface simple d’accès. Son système de cryptage des échanges a séduit de nombreuses entreprises, qui y ont vu là une alternative intéressante à Google Meet et à Skype.

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Jitsi est une plateforme gratuite et open source conçue pour organiser des réunions, des conférences et des collaborations en ligne entre plusieurs utilisateurs sans avoir besoin de logiciels ou de plugins supplémentaires. Toutes les communications sont cryptées de bout en bout et le système impose une salle d’attente, où les participants doivent patienter jusqu’à l’autorisation de l’administrateur. Ainsi, plus d’intrus dans les réunions et une vérification de présence des participants. De plus, Jitsi dispose d’une interface utilisateur simple qui permet de démarrer rapidement et de mettre en place des appels individuels ou des conférences de groupe. Changement d’image de fond, partage de votre écran, effets 3D, floutage de l’arrière-plan, messagerie instantanée, envoi de fichiers et utilisation depuis des smartphones, sont quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de Jitsi. Il est même possible d’enregistrer la visioconférence ou de la diffuser en direct sur votre chaîne YouTube. Vous avez la possibilité d’utiliser le service en ligne accessible depuis n’importe quel navigateur web, ou de télécharger l’un des logiciels desktop (Windows, Mac ou Linux) ou applications mobiles (Android ou iOS). 

Les outils de stockage en ligne

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Google Drive est probablement l’un des outils de stockage de documents en ligne les plus connus et les plus utilisés. Ce service regroupe les outils bureautiques en ligne Google Docs, Sheets et Slides, ou encore Drawing. Il est ainsi possible de partager des fichiers ou de travailler sur ces derniers de manière collaborative. La licence gratuite permet de disposer de 5 Go d’espace de stockage et pour les entreprises nécessitant plus d’espaces, Google Workspace est mis à leur disposition.

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OneDrive est l’équivalent chez Microsoft de Google Drive. Il propose globalement les mêmes fonctionnalités : création et suppression de fichiers, partage de photos et vidéos et consultation de documents partagés. Ici aussi, il est possible de travailler de manière collaborative sur n’importe quel type de fichier bureautique depuis Windows ou un smartphone (Android, iOS), grâce à la version online de Microsoft Office. Vous pourrez aussi profiter d’autres services applicatifs en ligne comme un outil de retouche photo, de prise de notes, l’accès à votre compte de messagerie Live, etc. La version gratuite offre 5 Go d’espace de stockage.

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Dropbox est à la fois un service de stockage de documents en ligne, et le nom du logiciel qui permet de faire l’interface entre votre ordinateur et ce service. Si la version gratuite offre 2 Go d’espace de stockage, il est possible d’augmenter cette capacité jusqu’à 100 Go avec l’offre payante. Comme d’habitude, il est ensuite possible de partager les documents stockés. Son principal atout réside dans son système de synchronisation automatique performant qui permet de transférer les fichiers contenus dans le dossier DropBox sur votre ordinateur, à votre espace en ligne.

Les solutions pour partager des documents

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WeTransfer est un service de partage et de transfert de fichiers ne nécessitant ni création de compte, ni enregistrement en ligne. La version gratuite permet de transférer des fichiers d’une taille maximale de 2 Go avec une disponibilité des fichiers pendant 7 jours. La version payante, WeTransfer Plus, nécessite la création d’un compte et vous permet d’augmenter cette limite jusqu’à 20 Go et de gérer un espace de stockage cloud de 1To. L’interface est intuitive et les transferts sont rapides.

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TransferNow est un autre service de transfert de fichiers en tous genres (photos, vidéos et autres documents bureautiques). Les membres invités sont limités à 5 Go par transfert et 10 destinataires par transfert. Cette limite passe à 50 Go par transfert en nombre illimité par jour, et 50 destinataires par transfert, pour les membres Premium et Team. Une protection par mot de passe peut être mise en place ainsi qu’un système de prévisualisation des fichiers.

Utiliser TransferNow

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SwissTransfer est un service gratuit développé par Infomaniak qui vous permet de transférer des fichiers volumineux jusqu’à 50 Go rapidement, facilement et en toute sécurité. L’interface du service en ligne est conçue de manière à ce que même les utilisateurs novices puissent s’y retrouver aisément. Un simple glisser-déposer permet d’ajouter des fichiers à votre transfert. Et pour accéder à SwissTransfer à tout moment, des extensions pour navigateurs web sont disponibles. Lors du transfert de fichiers volumineux, la sécurité et la confidentialité sont des préoccupations primordiales pour SwissTransfer. Tous les fichiers sont protégés par un cryptage sécurisé de 256 bits, et vous pouvez ajouter une couche supplémentaire de protection en définissant un mot de passe pour chaque fichier ou lien. Vous pouvez également limiter le nombre de téléchargements disponibles pour chaque fichier ou lien, ainsi que la durée pendant laquelle il sera actif avant d’expirer. Vous pouvez ainsi contrôler qui a accès à vos données et pendant combien de temps. 

Les outils de gestion de projets

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Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui permet de mieux vous organiser de manière visuelle et d’attribuer aux collaborateurs les différentes tâches qu’ils ont à accomplir. La version de base, limitée en fonctionnalités tout en restant largement utilisable pour des projets simples, est gratuite. La version payante permet d’utiliser des services supplémentaires et surtout d’intégrer l’outil à d’autres solutions logicielles telles que Microsoft Teams, OneDrive, Slack, SumUp et bien d’autres, afin de créer un environnement de travail complet.

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Avoir un outil de visioconférence, c’est bien. Mais pouvoir planifier les visioconférences avec ses collègues et collaborateurs, c’est mieux ! Doodle propose justement ce type de service, simplement et rapidement. Il est possible de suggérer des dates sur un calendrier, d’inviter des participants et de sélectionner la meilleure proposition, une fois que les disponibilités de chacun sont connues. La version gratuite de Doodle est suffisamment fonctionnelle pour de petites structures, mais une version Premium payante est également proposée avec d’autres options intéressantes comme un système de rappel ou de planification de fin de sondage.

Image 15 : Télétravail : les meilleurs logiciels et services gratuits ou payants pour travailler à distance

Atolia est une plateforme tout-en-un qui dispose de 5 outils principaux pour faciliter la gestion des projets pour les individus et les groupes. Avec des outils de messagerie, de calendrier, de gestion de projet, de partage de fichiers et de visioconférence, Atolia est l’outil ultime pour gérer vos projets en toute simplicité. Le système de messagerie d’Atolia permet aux utilisateurs de communiquer rapidement et facilement avec les autres membres de leur équipe ou de leur groupe. Il permet également aux utilisateurs de créer des canaux privés pour des conversations plus sécurisées. La fonction calendrier d’Atolia permet aux utilisateurs de suivre leurs tâches et événements à venir de manière organisée. Ils peuvent ajouter des tâches directement depuis le calendrier, définir des rappels et des alertes, partager des événements avec d’autres membres de leur équipe ou de leur groupe, et visualiser des tâches à partir de plusieurs calendriers à la fois. L’outil de gestion de projet d’Atolia permet aux utilisateurs de planifier facilement des projets, d’assigner des tâches aux membres de l’équipe, de suivre l’avancement de chaque tâche et de visualiser l’avancement global du projet en un seul endroit. La fonction de partage de fichiers d’Atolia permet aux équipes ou aux groupes de partager des documents en toute sécurité entre eux ou avec des parties prenantes externes si nécessaire. Les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le cloud et sont accessibles par toute personne ayant reçu l’autorisation de les consulter. Enfin, l’outil de vidéoconférence d’Atolia permet aux utilisateurs d’organiser des réunions virtuelles en toute simplicité grâce à son interface simple. Les utilisateurs peuvent participer aux réunions depuis n’importe quel appareil car Atolia peut être utilisé directement via son service en ligne (accessible depuis un navigateur web) ou via le téléchargement d’une application desktop (Windows ou Mac) ou mobile (Android ou iOS).

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